为加强学院会议室管理，提高工作效率，确保会议室规范使用，特制定本管理方法。

1、本管理办法所指的公共会议室包括：行政楼二楼会议室、行政楼贵宾室、行政楼三楼会议室、图书馆会议室。

2、会议室由院办统一管理，负责统筹安排与使用管理。未经院办允许，任何部门和个人不得擅自使用会议室、不得擅自挪用会议室设备和桌椅等物品。

3、会议室实行“先申请，后使用”制度。相关部门使用会议室，需提前一天向院办申请（使用图书馆会议室须经常务副院长批准），并进行预约登记。会议室使用以申请的先后顺序为准，如有冲突，使用部门自己协调，院办不负责协调；如有校级的紧急及重要会议，已申请部门应调换使用时间，确保校级会议的正常召开。

4、使用部门应严格按照预约时间使用会议室。如超过预约时间20分钟仍未使用会议室的，院办有权对会议室的使用另作安排；如需延长使用的，必须及时告知院办，影响下个部门使用的，由使用部门自己协调。

5、使用部门应爱护会议室设施设备，并保持会议室清洁，如造成物品损坏的，须按原价赔偿。会议室使用完毕后，使用部门务必将所有移动过的桌椅、设施设备等还原，并清扫室内卫生，离开时关闭所有电源，关好门窗。

6、使用部门应提前到院办登记领取会议室钥匙，使用完毕及时归还钥匙，归还时须经院办验收登记，如拖延归还时间，院办可拒绝该部门下次使用。

7、会议室茶水、服务等由各使用部门自己负责。

8、本办法由办公室负责解释。