第一条 电话管理

（一）电话接打规范

1、接听电话规范用语

（1）“您好！安徽外国语学院×××部门”

（2）“请稍等，……”

（3）“对不起，他（她）不在，请打他（她）手机或改日再打”

2、拨打电话规范用语

“您好，我是安徽外国语学院的……”

3、接听原则

接听电话要迅速、准确、用语简练、清晰、耐心。接听电话应在铃响2-3声之间就拿起话筒。

4、挂断电话

1、尊、长者优先挂断。

2、打电话者先挂电话。

（二）电话记录及处理

1、接听电话时要做好记录准备，主要是六大要素：何人、何地、何时、何因、何事、何果。

2、要及时将电话记录内容转告当事人。

（三）电话的开通（移机、停机）

因工作需要，由部门提出电话开通（移机、停机）申请，交总务处审核，报分管院长批准。批准后交后勤服务中心负责办理。

（四）电话故障处理

1、电话机及内部线路在使用过程中出现故障，由各使用部门向后勤服务大厅报修。

2、电话信号等出现故障时，由后勤服务中心负责及时与运营商协商解决。

（五）电话费用结算

1、各部门每部电话每学期都有一定的话费标准，超支由部门负责人承担，结余部分由部门负责人自由支配。话费标准另行制定。

2、后勤服务中心派员每月到电信局打印电话费用清单，凭清单到财务办理结算手续。缴费须及时，避免因欠费而停机。

第二条 传真管理

（一）传真操作规范

1、发送传真时明确对方的传真号码、姓名，向对方简单说明发送传真的事由及接收传真人员的姓名。重要传真发送后，需电话确认。

2、接收传真时问清对方传真发送给何部门何人，若是纯商业性的传真可以拒收。收到传真后及时通知相关部门人员领取传真，并做好登记和签收。

3、院办公室文员负责传真机维护，保障传真纸张的充足。

（二）传真使用要求

1、传真由院办公室文员操作，其他人员严禁接发传真。

2、严格登记制度，发往外地或发送量超过5页的传真须经院办公室负责人批准。

第三条 本制度由院办公室负责解释。