第一条 凡涉及全院性的工作部署和重大方针、政策性的文件，由院办统一印发，凡属部门职权范围内可以决定的或属于一般性通知和业务上的文件，由各部门印发，涉及几个部门的可以联合印发。

第二条 学院文件包括上行文和下行文，上行文以“安外院”形式成文，下行文以“安外院”、“安外人”、“安外教”形式成文。根据所行文内容，先由相关职能部门起草，部门负责人核稿，经院办主任审核，报分管院长审阅并在文件拟稿封面上签字，由文印室打印上报或下发。

第三条 院长办公会议纪要，由院办公室文字秘书整理，办公室主任审核，主持会议的院长或副院长签发。

第四条 院办公室文件，使用统一的红头处室函件文稿纸行文，由院办公室文字秘书起草和核稿，院办公室主任核发。

第五条 各职能部门文件，各职能部门比较重要的文件使用统一的红头处室函件文稿纸行文，由各部门秘书起草，部门负责人核发。

第六条 行文时，严格按照《行政发文格式规范》（附后）要求行文。

第七条 学院或各部门以红头文件印发的文件，一律报董事会办公室备案；文件内容涉及董事会的，需报董事会批准审阅。

第八条 下行文分发之前均要留两份存档，一份存放档案室，一份存放文印室备查。

第九条 学院各部门对文件的收发、传递、阅办、保管、存档要有专人，做到“三勤”：勤催办，勤检查，勤回收。

第十条 收文处理

（一）收到上级文件后，由院办公室专人拆封，认真核对份数，统一编号，及时登记。凡需办理的公文由院办公室主任签批意见，再分送相关部门办理或领导批示后办理。不得直接送交领导，领导也不得直接接收公文。

（二）文字秘书对领导批示的公文要认真督促、催办，及时检查、反馈，汇报贯彻执行情况。

第十一条发文处理

（一）公文在送交领导签发前，应由起草文件部门负责人审核后送院办公室主任核稿，再由相关领导签发。

（二）签发后的公文不得再做任何修改，若确需修改，必须重新送签。

（三）下发文件时，明确份数，严格履行发文登记(签字)手续。

（四）公文处理完毕后，要及时送交整理立卷，个人不得私自保存应存档的文件。

第十二条 传阅文件有专用文件夹，做到及时，准确，去向清楚。达到“三不”：批阅不积压，承办不横传，传阅范围不扩大。

第十三条 借阅文件有手续。借阅秘密文件要严格履行领导签批、本人(借阅者)签字手续，阅后及时归还。

第十四条 缴毁文件有清单。对清缴上来的文件，按规定该存档的存档，该上缴的上缴，该销毁的销毁，无论是存档，上缴或是销毁，都必须分类列出清单备查。学院发文保存期为3年，上级来文保存期为2年，其他文件保存期为1年。

第十五条 存放文件有专柜。需要继续保存的文件，要设专柜专人分类保管。

第十六条 秘密文件不准与其它公文混存，更不准乱放损坏或丢失。丢失者要追查责任并予以必要的行政处分。

第十七条 参加上级召开的会议带回的文件，一律交文秘人员登记。

第十八条 本制度由院办公室负责解释。

附件：

行政发文格式规范

2012年7月1日起，各级党政机关公文执行《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）的国家标准。

一、公文格式的基本要求：

1.版面：公文用纸天头（上白边）为37mm，公文用纸订口（左白边）为28mm，版心尺寸为156×225mm。

2.字体：如无特殊说明，公文各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可作适当调整。

3.行数和字数：一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可作适当调整。

4.公文应当双面印刷。

5.公文应当左侧装订。

二、公文通用格式

(一)版头部分

1.份号

公文份号是同一件公文印制若干份时每份公文的顺序编号。标注份号有利于加强公文的管理和利用，便于掌握公文的去向。涉密公文一定要标注份号，如果发文机关认为有必要，也可对不涉密公文标注份号。如需标识份号，一般用6位阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第1行。

2.秘级和保密期限

涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，国家秘密分为秘密、机密和绝密三种。如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字。

3.紧急程度

紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、或“加急”。而电报格式的公文就分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”，具体位置按有关电报格式的规定标注。如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

4.发文机关标志

发文机关标志是公文版头部分的核心，用套红大字居中印在公文首页上半部，字体要庄重、规范、美观、大小适度（一般应小于上级机关的字体大小）。主要有两种形式：一是发文机关全称或规范化简称后加“文件”二字；二是发文机关全称或规范化简称。联合行文时可并用联合发文机关名称，一般主办机关名称排列在前；也可单独用主办机关名称。发文机关标志上边缘至版心上边缘为35mm。发文机关标志推荐使用小标宋字体，颜色用红色。联合行文机关过多时，必须保证公文首页显示正文。

5.发文字号

发文字号由发文机关代字、年份和发文顺序号三个要素组成。机关代字要求准确、规范、精炼、无歧义、易识别，并固定使用，避免与上级机关、同级机关的机关代字雷同。联合行文时只标注主办机关的发文字号。同一地区，避免不同机关的发文字号的机关代字重复。发文字号编排在发文机关标志下空2行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字；年份用全称4位，用六角括号〔 〕括入；发文顺序号不编虚位，不加第字。

6.签发人

上报公文应当标注签发人，体现机关负责人应当对所签发文件负责。如需标识签发人，居右空1字，与发文字号平行编排。签发人用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字标注。如有多个签发人，签发人姓名按发文机关的顺序排列从左到右、自上而下依次均匀顺排，一般每行排2个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐，最后一个签发人姓名应与发文字号处在同一行并与红色分隔线的距离为4mm。

（二）公文主体

1.公文标题

由发文机关名称、事由和文种组成，应当准确、扼要概括公文的主要内容。4个以上（含4个）机关联合行文时，标题中发文机关名称可简略。标题一般用2号小标宋字体，编排于红色分隔线下空2行的位置，分一行或多行居中排布；回行时要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应使用梯形或菱形，不应使用上下长度一样的长方形或上下长、中间短的沙漏形。

2.主送机关

是公文的主要受理机关。主送机关标注受理机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。其中，使用简称要规范、准确，机关的规范化简称和统称应由上级机关明确，不得随意编造机关简称。使用统称，包括的地区、部门、单位要齐全，称谓要准确。主送机关编排于标题下空1行的位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应将主送机关移至版记部分。

3.公文正文

是公文的主体和核心所在，用来表述公文的内容，公文首页须显示正文。

4.附件说明

是公文附件的顺序号和名称。公文正文中的一些内容，如图表、资料、规定等，如穿插在公文正文中，往往隔断公文前后的联系而造成阅读上的不便，需将其从公文正文中抽出来作为公文的附件单独表述，即附件。公文附件是正文内容的组成部分，与正文具有同等效力。在正文下空1 行左空2字位置编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有顺序号，使用阿拉伯数字标注，附件名称后不加标点符号。

5.发文机关署名

发文机关署名应当用发文机关全称或规范化简称。特殊情况如议案、命令（令）等文种需要由机关负责人署名的，应当写明职务。

单一机关行文时，发文机关署名在成文日期之上、以成文日期为准居中编排。联合行文时，应将各发文机关署名按发文机关顺序排列在相应位置，并使印章加盖其上。不加盖印章的公文，单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空1行右空2字编排发文机关署名，在发文机关署名下1行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移2 字，如长于发文机关署名，应使其右空2字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。

6.成文日期

是公文的生效时间，是党政机关公文生效的重要标志。成文日期确定的原则和标注位置有2种：一是会议通过的决议、决定等以会议正式通过的日期为准，成文日期编排在公文标题之下，写全年、月、日，用（）括起来；二是经机关负责人签发的公文，以签发日期为准（联合行文以最后签发的机关负责人签发的日期为准）。成文日期在公文正文或附件说明的右下方右空4字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位。不加盖印章的公文，在发文机关署名下1行编排成文日期，首字比发文机关署名右移2字。

7.印章

印章是公文生效的标志，是鉴定公文真伪最重要的依据之一。上行文一定要加盖印章。有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。纪要不加盖印章。单一机关行文时，印章端正、居中下压成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应上距正文一行之内。

联合上行文，可以只加盖主办机关印章。联合下行文时，所有联署机关均须加盖印章（有特定发文机关标志的普发性公文除外）。联合行文时，应将各发文机关署名按发文机关顺序整齐排列在相应位置，并使印章加盖其上，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交相切，每排印章两端不得超出版心，每排最多放三个印章。

8.附注

是对公文需要注意的事项加以说明，主要标注公文的发布层次、印发传达范围等。请示件应当在附注处标明联系人及联系方式，多个机关联合行文，只标主办机关联系人即可。

9.附件

附件是公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第1行。附件标题居中编排在版心第3行。

（三）版记

版记中第一个要素之上、各要素之下均加1条分隔线，宽度同版心，第一条和最后一条分隔线用粗线，中间的用细线。版记的位置应置于公文的最后一面，版记中的最后一个要素置于最后1行。

1．抄送机关

是指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，可以是上级、平级、下级及不隶属机关。公文的抄送范围应当严格按照工作需要来确定，不能滥抄也不能错抄和漏抄。在排列顺序上一般按机关性质和隶属关系确定，依先上级、再平级、后下级的次序；同级不同类的机关，要按党、政、军、群的顺序排列；人大、政协、法院、检察院应另起一行排列。抄送机关用4号仿宋体字编排在公文最后一页的下方位置，左右各空一字。“抄送”二字后标全角冒号，后标抄送机关名称，回行时与冒号后的抄送机关名称首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

2.印发机关和印发日期

印发机关是指公文的印制主管部门，一般是各党政机关办公厅（室）或文秘部门。发文机关没有专门的办公厅（室）的，发文机关就是印发机关。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字编排在抄送机关之下1行位置，印发机关左空1字，印发日期右空1字，年、月、日用阿拉伯数字标齐全 ，后加“印发“二字。

3.页码

页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。