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ANHUI INTERNATIONAL STUDIES UNIVERSITY

安徽外国语学院物品管理制度

来源:      时间: 2019-10-28     热度:

一、固定资产管理办法

第一条 固定资产是学院资产的主要组成部分,是保证教学、工作、生活正常进行的物质基础。为加强学院固定资产管理,提高固定资产使用效能,防止固定资产流失,保证学院固定资产安全、完整,特制定本办法。

第二条 固定资产的范围

(一)凡具备下列条件之一的购入、接受捐赠、融资租入的资产纳入固定资产管理。

1、单位价值在100元以上,使用期限在一年以上的设备、器具、办公用品等;

2、单位价值虽未达到规定标准,但耐用时间在一年以上的大批同类物资,如学生课桌、椅等;

3、学院认为应该纳入固定资产管理的其他物品。

(二)对于达不到以上规定标准的资产,作为低值易耗品进行管理。

第三条 固定资产的分类

学院固定资产按照用途可分为:1、教学设备;2、办公设备;3、图书设备;4、公寓设备;5、生活器材;6、食堂设备;7、浴池设备;8、体育器材;9、基础设施;10、机动车辆;11、工具器具;12、图书及音像制品;13、房屋等十三大类。

说明:本办法涉及的固定资产不包括图书及音像制品,以及房屋等不动产,图书及音像制品、学院不动产管理办法另行规定。

第四条 固定资产管理的内容和任务

(一)固定资产管理的主要内容包括固定资产范围和分类的确定、固定资产添置、入库、领用、使用、保管、维护、处置及固定资产的清查、抽查、盘存等。

(二)固定资产管理的主要任务:完善管理体制,健全规章制度,摸清财产状况,合理配置固定资产,保证固定资产的正常使用和安全、完整。

第五条 固定资产管理的原则

实行“谁领用、谁保管”的原则,领用人即保管人,承担保管责任。两人以上(含两人)共同领用人,共同承担保管责任。以部门名义领用的部门负责人承担保管责任。

第六条 固定资产的添置

(一)固定资产的添置遵循合理配置的原则,严格按照《固定资产配置标准》进行添置。

(二)固定资产的添置遵循节约的原则,能不添置的不予添置,能暂不添置的暂不添置。

(三)添置固定资产分以下三种情况进行:

1、批量添置的固定资产,每学年一次,添置程序如下:

经手人填写《固定资产采购申请单》→部门负责人初审→资产管理科每学年结束汇总填制《固定资产采购申请单》→分管财务院长审核→董事长审批

2、零星添置的固定资产,每月一次,添置程序如下:

经手人填写《固定资产采购申请单》→部门负责人初审→资产管理科每月月末汇总填制《固定资产采购申请单》→分管财务院长审核→董事长审批

3、急需添置的固定资产,添置程序如下:

经手人填写《固定资产采购申请单》→部门负责人初审→资产管理科审核→分管财务院长审核→董事长审批

(四)资产管理科在上报审批前,先查看库存,仓库里有库存的,不再上报。

(五)《固定资产采购申请单》必须按规范要求填写清楚,详细写明品名、规格型号、数量、申购部门等信息。

(六)《固定资产采购申请单》经审批后交采购部门按照《固定资产采购管理办法》进行采购。

第七条 固定资产的入库

(一)所有添置的固定资产均应由采购经办人员到仓库现场办理入库手续,仓管员应认真核对品名、规格型号、数量等信息,并完整填写《固定资产入库单》一式三份,一份给采购人员,一份仓库留存,一份交资产管理员。入库时,采购经办人须提供发票复印件,对于暂时没有发票等特殊情况,可以先入库,事后补交。

(二)添置的固定资产入库应坚持“谁采购,谁入库”的原则,采购人员对采购固定资产的质量承担责任。

(三)添置的固定资产办理入库手续时,仓管员必须对产品质量进行严格验收,对于技术性强、仓管员本人无法验收的应通知技术人员验收,发现不符合要求的应拒绝入库。

(四)对于大宗物品,由资产管理科负责组织、安排人员装卸。

(五)固定资产退库参照入库手续办理。

第八条 固定资产的领用

(一)固定资产的领用应体现节约的原则,严格按《固定资产配置标准》领用。

(二)领用固定资产应到资产管理员处领取并填写《固定资产领用单》,按以下程序审批;

领用人→部门负责人→资产管理科负责人→分管财务院长

(三)固定资产出库后仓管员应在《固定资产领用单》上签字并将固定资产出库地址填写在领用单上,其中一联交资产管理员。

(四)《固定资产领用单》必须由领用人本人签字,有两人或两人以上共同领用的固定资产,领用人均需签字。

(五)各部门使用的固定资产,如办公桌椅、沙发、茶几、文件柜、电脑、传真机、复印机、打印机等,以部门负责人名义领用,部门负责人承担保管责任。部门负责人也可以指定专人负责具体管理。

(六)非本学院人员,一律不得领用固定资产。

第九条 固定资产的借用、迁移、变更。

(一)固定资产的借用

1、对于临时性从仓库借用固定资产的,需到资产管理员处办理《固定资产借用单》,并按领用程序审批:

借用人→部门负责人→资产管理科负责人→分管财务院长

借用结束应及时返还仓库。在借用期间由于借用人责任造成固定资产的损坏或遗失的,借用人应承担维修或赔偿责任。

2、对于临时性从他人借用固定资产的,借用人办理借用手续,借用期间造成人为损失的,由原领用人承担维修或赔偿责任,原则上借期不得超过7天。

(二)固定资产的迁移

对领用的固定资产不允许擅自迁移使用地点,确需迁移使用的应到资产管理员处办理《固定资产迁移证》,并按以下程序审批;

迁移人(保管人)→部门负责人→资产管理科负责人

(三)固定资产的变更

固定资产使用人不允许擅自变更固定资产使用人,如确需变更的应到资产管理员处办理《固定资产变更单》并按领用程序审批:

转接人→部门负责人→资产管理科负责人

第十条 固定资产的使用、维护与维修

(一)固定资产保管人应妥善保管好固定资产,做好防火、防盗、防潮、防尘、防锈、防蛀等工作,不得擅自移动、拆卸和处理固定资产,确保固定资产安全、完整。

(二)对于教学设备中价格昂贵、技术含量较高的设备,应指定专人操作、维护。

(三)非经固定资产保管人同意,其他人不得擅自使用。

(四)对照相机、数码相机等使用频率较高、使用部门较多的办公设备,由院办公室领用,承担保管责任,其它部门需借用时,由借用人填写《固定资产借用单》,到院办公室办理借用手续。

(五)固定资产损坏的,应及时报修,具体维修规定见《维修管理办法》。

(六)保管人保管不当造成固定资产丢失的,按原购买价值承担赔偿责任;保管不当造成损坏的,承担维修费用。

保管人为两人或两人以上的,平均承担赔偿责任和维修费用;保管人为部门负责人的,由具体使用人或指定保管人承担维修或赔偿责任,追究不到责任人的,由部门负责人承担维修或赔偿责任。

(七)对于需出学院大门的固定资产,必须到资产管理员处办理《固定资产出门证》并经门卫确认后方可出学院大门。学院车辆驾驶员对装入车辆欲运出学院大门的固定资产应查验是否有经资产管理科开具的出门证。

(八)固定资产保管人离职的,必须到仓管员处办理固定资产退库手续,由仓管员收回其领用的全部固定资产并开具退库单,固定资产保管人凭仓库保管员开具的退库单到资产管理员处确认签字后,方可离职。部门负责人离职,资产管理员现场清点,由部门副职、助理或临时负责人领用保管,部门负责人到岗后,办理变更手续。

第十一条 固定资产的处置

(一)固定资产的处置包括固定资产的报废、报失、出售等。

(二)固定资产处置审批程序:资产管理员填写《固定资产处置申请单》,按以下程序审批:

资产管理员→资产管理科负责人→分管财务院长→董事长

(三)固定资产使用期满确已丧失效能,或由于自然原因或人为原因造成损毁无法修复的作报废处理;报废的固定资产应送到学院废旧物资仓库。

(四)学院固定资产原则上不得对外出售。对于多余闲置或已审批报废的固定资产,可由资产管理员填写《固定资产处置申请单》报批后由财务部门出售。

(五)财务部门根据审批后的《固定资产处置申请单》按月核销固定资产明细帐。

第十二条 固定资产的清查盘点与抽查

(一)每学期期末,资产管理科会同财务处对学院固定资产进行全面清查。

(二)每月月末,资产管理科对库存固定资产进行全面清查。

(三)清查时,资产管理员应填制《固定资产盘存表》。

(四)对于清查过程中发现的盘盈、盘亏、报废、闲置等问题,应查明原因,分清责任。对于盘亏、损毁的固定资产,按照固定资产处置程序进行处理,并追究相关人员责任;闲置的固定资产,应及时办理退库手续,收回仓库保管。

(五)对于清查发现固定资产丢失的,按报失处理。由资产管理员填写《固定资产处置申请单》和《固定资产赔偿表》按报废程序审批。

(六)资产管理员每月或根据需要不定期对领用的固定资产进行抽查,同时出具抽查报告,发现问题,及时处理。

第十三条 其他规定

部门和个人有下列行为之一的,将追究主管领导和直接责任人责任,情节轻微的,给予通报批评;情节严重的,给予记过以上处分;情况特别严重的,提前解除合同。出现固定资产损失的,承担赔偿责任。

(一)未按规定履行职责,固定资产使用、管理不善,造成重大损失的。

(二)对所管辖或保管使用的固定资产造成严重损失不报告,不采取相应管理措施的。

(三)擅自处置固定资产,不办理有关手续的。

(四)弄虚作假,以各种名义侵占固定资产的。

(五)因管理失误,造成固定资产重复购买的。

(六)其它应予追究的。

第十四条 本办法由资产管理科负责解释。

二、办公室、宿舍固定资产配置标准

项目

院领导

处(室)负责人

教师、管理人员

保卫/楼管人员

大班台1张

老板椅1把

台前椅2把

沙发1套

茶几1张

文件柜1个(有成套书橱不配)

老板桌1张

老板椅1把

台前椅1把

沙发1套

茶几1张

文件柜若干个(根据实际需要而定)

办公桌1张

办公椅1把

备注:不坐班教师不配

办公桌1张

办公椅1把

宿

双人床(1.5m含床垫)1张

更衣柜1个

办公桌1张

办公椅1把

餐桌1张

餐椅4把

备注:长期住校院领导增加配备:

热水器1台

电水壶1只

空调1台

单人床(1.2m)1张

更衣柜1个

办公桌(木制)1张

办公椅(木制)1把

备注:副教授及以上(65年以前)同

长期住校研究生和已婚教师、辅导员

单人床(1.2m)

1张

布衣柜1个

办公桌(木制)

1张

办公椅(木制)

1把

备注:住学生公寓不配备

单人床(1.2m)或

单人折叠床

1张

住房

生活服务楼套间

一人一间的公寓

二人一间的公寓

三人一间的公寓

备注:不住宿的教职工不领用宿舍固定资产。

三、低值易耗品管理办法

为保证低值易耗品的科学管理和有效使用,杜绝浪费,特制定本办法。

第一条低值易耗品的标准

低值易耗品指相对于固定资产而言,单位价值不高或使用时间较短的物品。低值易耗品与固定资产的划分由资产管理科确定。

第二条低值易耗品的分类

根据学院的特点,低值易耗品分为以下六大类:

(一)办公用品:如计算器、订书机、便签纸、圆珠笔等。

(二)工具器具:指扳子、钳子、钢尺等各种小型维修工具。

(三)修缮用品:指学院维修、修缮所耗用的物品,如灯管、水龙头、螺丝、面盆、铁钉、保险丝等。

(四)绿化保洁用品:指农药、肥料、拖把、扫把、垃圾篓、垃圾袋等绿化清洁用品。

(五)劳保用品:指发给员工作为劳动保护用的工作服、工作鞋和各种防护用品等,如制服、雨衣、毛巾等。

(六)其它:指不属于以上各类的低值易耗品。

第三条低值易耗品的采购

(一)低值易耗品的采购应遵循节约的原则,能不采购的不予采购,能暂不采购的暂不采购。

(二)低值易耗品的采购按如下程序进行:

各部门向总务处提出申请→资产管理科审核汇总填写《低值易耗品采购申请单》→分管财务院长审批→采购部门采购

(三)对于劳保用品、部分绿化保洁用品、学生公寓保洁用品应制定年度使用标准。总务处在该标准范围内使用。

(四)对于常规性使用的低值易耗品,资产管理科按月汇总申报采购;对于特殊的、急需使用的低值易耗品,注明“加急”字样,限时办理。

(五)对于价值在100元以内的、急需使用的低值易耗品,在征得总务处同意后,使用部门可以自行采购。事后到资产管理科出具证明,到财务处办理相关报销手续。

第四条低值易耗品的入库

(一)低值易耗品由采购人员到仓库办理入库手续,仓管员核对无误后填写《低值易耗品入库单》一式三联,一联给采购人员作为报销凭证,一联仓库留存,一联交资产管理员。

(二)采购的低值易耗品入库应坚持“谁采购,谁入库”的原则,采购人员对采购物品的质量承担责任。

(三)采购的低值易耗品办理入库手续时,仓管员应认真核对品名、规格型号、数量和质量,必须对产品质量进行严格验收,发现不符合要求的应拒绝入库。

(四)仓库管理员应认真、规范、完整填写《低值易耗品入库单》,对于填写不完整、不规范的入库单,财务不予报销。

第五条低值易耗品的领用

(一)低值易耗品领用实行“按需、节约”的原则。

(二)低值易耗品的领用程序如下:

领用人填写《低值易耗品领用单》→部门负责人→资产管理科负责人审批→出库人

(三)工具器具的领用应从严控制,已经领用的,未到报废期的不可重复领用,领用时必须以旧换新。

(四)对于灯管、水龙头等修缮用品,领用时必须以旧换新。不能提供的必须在领用单上详细说明原因。

(五)对以旧换新的低值易耗品,每月底由资产管理员核对数目,提出处置意见,经部门负责人批准后,进行处置。仓管员不得私自处置。

(六)维修产生的废旧低值易耗品应返回仓库。

(七)《低值易耗品领用单》一式三联,一联交领用人,一联仓库留存,一联交资产管理员。

第六条低值易耗品的使用与保管

(一)各部门领用的低值易耗品应节约使用,杜绝浪费。

(二)各部门对领用的低值易耗品享有使用的权利,并承担保管的责任。

(三)低值易耗品保管不善丢失、人为损坏的,由领用人按采购价赔偿。

(四)领用的低值易耗品个人私用的,一经发现,给予通报批评;情节严重的,给予记过及以上处分。

第七条低值易耗品的帐务管理

(一)仓库应根据低值易耗品的分类建立低值易耗品进出流水帐,月末编制《低值易耗品进出汇总表》。

(二)仓库应按各部门建立低值易耗品领用明细帐,月末编制《低值易耗品领用汇总表》。

(三)资产管理员每月月末对库存低值易耗品进行清盘,编制《低值易耗品盘存表》。对于清查过程中的盘亏、损毁情况,应查明原因、分清责任,因人为原因造成丢失、损毁的,仓管员承担维修、赔偿责任。

第八条 本制度由总务处负责解释。

四、仓库管理办法

第一条 为加强仓库管理,规范仓库作业,特制定本办法。

第二条 本办法适用于学院建设、教学、办公所需的各种固定资产(不含图书及音像、房屋等不动产)、材料、低值易耗品(不含办公用品)等库存物品的管理。

第三条 管理原则和体制

(一)学院实行仓库集中管理体制,仓库统一由资产管理科领导。

(二)仓库管理应保证满足学院建设、教学、办公所需的物资用品,不缺货断档,并使库存物资、采购成本总额资金费用最小化。

(三)根据学院资产特点,仓库可划分为固定资产库、材料库、低值易耗品库、低值易耗品(体育用品)库、废旧物资库。

(四)根据学院建设、教学、办公时间特点,制定合理的仓库出、入库时间。

第四条 物品入库

(一)新购入、领后收回的物品及废旧固定资产处理,均需仓管检验后办理入库或退库手续,方准入库或退库。

(二)新购物品的入库坚持“谁采购,谁入库”的原则,采购人员对采购物品质量承担责任。

(三)办理入库手续时,仓管员应认真核对品名、规格型号、数量和质量,必须对产品质量进行严格验收,对于技术性强本人无法验收的应通知技术人员验收。发现不符合要求的应拒绝入库。

(四)仓库管理员应认真、规范、完整填写各种物品的入库单,对于填写不完整、不规范的入库单,财务不予报销。

第五条 物品保管

(一)仓库应保持清洁、卫生,物品应堆放整齐、平稳,分类清楚。

(二)仓管员应做好防火、防盗、防潮、防尘、防锈、防虫等工作,保证物品使用状态良好,防止自然损耗。

(三)对危险物品隔离管制。

(四)地面负荷不得过大、超限。

(五)通道不得乱堆放物品。

(六)保持适当的温度、湿度、通风、照明等条件。

(七)仓库严禁吸烟,非仓库人员,未经同意,不准入内。

(八)因保管不当,造成物品丢失、被盗、报废的,仓管员按物品购买价格承担经济赔偿责任;造成损坏的,承担维修费用。

第六条 物品出库

(一)物品出库应合理,体现节约的原则。

(二)所有物品出库均需办理出库手续,填写固定资产、材料或低值易耗品领用单,领用单审批程序如下:

1、材料、低值易耗品:

领用人→部门负责人→资产管理科负责人→出库人

2、固定资产:

领用人→部门负责人→资产管理科负责人→分管财务院长→出库人

(三)仓管员应将领用人未填写完整的领用单补填完整,包括规格型号、单价、金额等。

(四)物品出库提运过程中,禁止领用人随意进入仓库内部场所,对不听规劝的可拒绝出货。

(五)坚持原则,不徇私情,严格按批准数量、规格型号发放物品。仓库管理员应态度和蔼,热情主动服务。

(六)固定资产、低值易耗品的出库参照《固定资产管理办法》、《低值易耗品管理办法》。

第七条 账务管理

(一)仓库应建立库存物资台帐,及时登记账簿,结出余额,做到帐实相符、帐帐相符。

(二)制定合理库存物品上、下限,低于下限时,及时通知资产管理员申报采购。

(三)每月月末,根据账簿余额,编制库存物资盘存表。

第八条 清查盘存。

(一)小盘点,每月底一次。主要查核是否帐实相符及呆滞物料增减情况。

(二)大盘点,每学期一次,资产全面盘存。

(三)对盘点过程中出现的盘盈、盘亏情况,应查明原因,分清责任,报财务处批准后调整帐目,涉及仓管员责任短缺的,由其承担经济赔偿责任。

第九条 本办法由资产管理科负责解释。

五、固定资产采购管理办法

第一条 为加强固定资产采购工作的管理,使采购工作规范化、制度化,有效节约成本,特制定本办法。

本办法涉及的固定资产不包括图书及音像制品,以及房屋等不动产。

第二条 采购

固定资产采购严格按下列程序进行:

申购

批准

报帐

入库

订立合同

(或购买)

审批

询价

受理

(一)申购

资产管理科根据各部门的申请汇总填写《固定资产采购申请单》,申报采购。

(三)批准

由分管财务院长签批后经董事会负责人或指定人员批准。

(三)受理

采购部门接到采购申请单后,进行登记,对所需采购物品的品种、规格、型号等有合理建议的或市场上难以买到的,采购部门应将有关原因和信息及时反馈给申购部门,征得申购部门同意后予以调整。采购部门受理后应编制《固定资产计划采购单》。

(四)询价

采购人员按计划采购单询价,采购人员应“货比三家”,选择至少三家以上供应商进行比质比价,并将比质比价情况汇总在计划采购单上,能提供样品的一律将样品带回。采购人员根据询价情况提出采购建议。

(五)审批

采购部门负责人应仔细审核计划采购单,根据询价情况决定采购厂家、商家。采购决定形成后,采购部门应按标的额大小上报审批,固定资产在50000元以上(含50000元)上报董事会负责人审批。

(六)订立合同或购买

除货款两清不需订立合同外,原则上能够订立合同的一律订立采购合同。

(七)入库

采购部门按学院仓库管理规定办理入库手续。遵循“谁采购、谁负责”的原则,采购部门对所购物品数量、质量承担责任。所有物品入库时,采购人员应该到场亲自办理入库手续。

(八)报帐

入库后,采购人员核对供应商发票,凭入库单、发票到财务部门报帐,办理付款或报销手续。

第三条 售后服务

入库时,采购部门应按资产管理科要求提供售后服务信息(包装内已提供的不再提供),资产管理科应建立所购物品售后服务信息库。固定资产的售后服务由资产管理科负责(计算机等信息设备由信息中心负责),采购部门协助。

第四条 对帐

在每月月初对上月所采购的固定资产采购情况、入库状况、使用情况、付款情况等进行盘点对帐,并统计对帐结果。

第五条 档案管理

采购工作完成后,采购部门应按学院档案管理规范对各种材料进行收集、归纳、整理,做好档案工作。

第六条 招、投标

对标的较大或经常大量使用的固定资产,能够进行招、投标的应进行招、投标。招投标由采购部门牵头组织,资产管理科、申购部门、财务部门、督察室等部门有关人员参加。

第七条 采购人员行为规范

(一)自觉维护本单位利益。

(二)严格遵守采购程序。

(三)努力提高业务水平,采购高质量、低成本的物品。

(四)廉洁自律,不收礼,不收钱,不接受宴请。

(五)走访申购部门和使用部门,及时了解产品使用情况。

(六)走访合作厂家、商家,了解产品情况。

(七)走访、熟悉市场,掌握最新的产品和市场信息。

第八条建筑材料、低值易耗品采购办法参照本办法执行。

第九条 本办法由建设办公室负责解释。