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ANHUI INTERNATIONAL STUDIES UNIVERSITY

安徽外国语学院财务管理制度

来源:      时间: 2015-04-14     热度:

一、财务收支管理规定

第一条为规范和加强学院的财务收支管理,有效控制收入和支出,特制定本规定。

第二条收入

(一)学院所有收入必须由财务部门统一收取,所有收入必须纳入财务统一管理。除财务部门委托外,其它部门一律不得自行收费。

(二)各部门为学生提供服务或对外提供服务时,必须填写《收费申请表》,经该部门分管院长及财务部门同意后方可收费。

(三)受财务处委托进行收费时,必须到财务处领取并使用统一的收款收据,并加盖部门印章。

(四)各部门受财务处委托进行收费时,若本月有发生额,月底前必须进行结算。已发生收费行为而不能按时结算的,收款人和部门负责人承担相应责任。

(五)受财务处委托进行收费的,应接受财务处的监督和检查。财务处应不定期进行收费检查。

(六)所有收费必须按收、支两条线处理,不得用支出冲抵收入。

(七)任何部门和个人未经批准私自收费、不使用学院统一收据收费、应该收费而不收费、截留收费者,一经查实,无论金额多少,一律上交财务,责任人提前解除合同,给学院造成损失的承担赔偿责任,触犯法律的承担法律责任。

(八)学院财务应建立收入内控机制,每月底对各项收入进行审查、核实和统计,填写《财务收入汇总表》和《财务支出汇总表》,对发现的问题应上报,并进行处理,确保财务收入不流失。

第三条借款

(一)员工在以下情况下可以借款:

1、因公到外地办事,且金额较大的差旅费;

2、采购办公设备等需当场支付款项的采购支出;

3、其他需要借款的特殊事项。

(二)员工借款必须用于公务,所借款额应与实际用途相当。日常借款一般不得高于5000元,原则上最高额不得高于20000元。

(三)审批程序:

借款人填写《借款单》并按以下程序审批、出账:

1、支出在2000元以下的(含2000元):

借款人(填单)→处(室)负责人(初审)→财务主办会计(审核)→财务处负责人(审核)→分管院长(审批)→出纳(复核、出账)

2、支出在2000元以上的:

借款人(填单)→处(室)负责人(初审)→财务主办会计(审核)→财务处负责人(审核)→分管院长(审批)→根据项目分类负责领导(审批)→出纳(复核、出账)

董事会工作人员借款由董事会负责人或其指定的人员审批。出纳对符合上述条件和程序的发放借款,不符合者,一律不予借款。

(四)谁借款、谁负责。无论何种情况(包括借款遗失、纠纷、支出不予报销等),借款人均应对所借款项承担责任。

(五)借款单是借款人和出纳经济往来的凭据,借款人和出纳应保管好借款单。借款时,借款人应本人办理,其他人不得代办,所借款项原则上应通过银行转账方式转入借款人本人账户,其他人不得代领借款。

(六)员工不得化整为零借款,原则上前笔借款未还清者不得借支下笔款项,采购等用款频率较高的部门员工每人原则上不得超过三笔。

(七)员工借款必须在当月月底前还清,下旬借款确不能在月底前还清的可延期到下月八号前还清。若确因工作需要不能及时还清的,必须填写《展期申请单》,履行展期手续(批准程序同借款)。

(八)学院财务处出纳每月十日前对到期未还款且未办理展期手续人员填写并公示《欠款逾期人员、数额统计表》,暂停其借款,扣发工资直至欠款还清为止。一学年内三次受到以上处理者,财务人员停止其借款,构成挪用公款的,承担相应法律责任。

(九)员工离职时,必须还清所有借款方可离校。

第四条预付款

(一)员工根据有关约定需预先支付金额和收款单位确定的款项属预付款。属预付款的不按“借款”而应按本条处理。

(二)需要办理预付款时,经办人必须在预付款申请单上注明预付依据,无充足理由说明必须支付预付款的一律不予预付。

(三)审批程序:

预付款经办人填写《预付款申请单》并按以下程序审批、出账:

1、支出在2000元以下的(含2000元):

预付款经办人(填单)→处(室)负责人(初审)→财务主办会计(审核)→财务处负责人(审核)→分管院长(审批)→出纳(复核、出账)

2、支出在2000元以上的:

预付款经办人(填单)→处(室)负责人(初审)→财务主办会计(审核)→财务处负责人(审核)→分管院长(审批)→根据项目分类负责领导(审批)→出纳(复核、出账)

涉及固定资产投资的,主办会计审核前报董事会负责人批准。董事会工作人员预付款由董事会负责人审批。

(四)下列情况一律不付预付款:

1、不需要支付预付款或通过协商不需要支付预付款的;

2、预付款支付存在风险的;

3、能够及时结算的;

4、可以报销挂“应付账款”的(大额工程款除外);

5、未到预付款付款期的;

6、其它不适合支付预付款的情形。

(五)确需支付预付款的,预付款应控制在最小额度。工作人员应将预付款的支付与否及支付多少作为与对方合作的重要因素之一予以考虑。

(六)支付预付款能提供有效票据的必须随附票据,该票据由审批人员和审核人员同时签字。

(七)对符合预付款条件的,主办会计审核后由出纳支付。不符合上述手续者,财务人员一律不给予办理预付款。预付款原则上通过银行转账进行。

(八)预付款经办人为预付款的责任人。由于责任人过失造成预付款损失的,责任人承担全额赔偿责任。

(九)支付的预付款应尽早办理报销和冲账手续。对预付款能够报销而长时间未报销的部门和人员,财务处出纳填写并公示《预付款长期不报销人员、数额统计表》。必要时扣发其工资,停止办理预付款和借款。

第五条报销

(一)报销依据:员工报销的费用必须是真实发生的费用,必须符合国家的法律法规和学院的规章制度,必须提供有效的票据。(备注:报销票据需严格按学院的规范名称开具,否则不给予报销。)

(二)报销期限:员工在月底之前原则上应报销完当月所有票据,下旬发生的费用最迟延迟到下月八日之前报销完结。

(三)报销程序:经手人凭有效票据及财务所要求的附件(如采购申请单、入库单、招待费菜单等)填写报销单并按如下程序报销:

1、支出在2000元以下的(含2000元):

经办人(填单)→处(室)负责人(初审)→财务主办会计(审核)→财务处负责人(审核)→分管院长(审批)→出纳(复核、出账)

2、支出在2000元以上的:

经办人(填单)→处(室)负责人(初审)→财务主办会计(审核)→财务处负责人(审核)→分管院长(审批)→校长(审批)→出纳(复核、出账)

涉及固定资产投资的,出纳复核前须经董事会负责人批准。

(四)坚持“谁经手,谁报销”的原则,经手人直接办理报销手续,不得代为报销。院领导由院办公室代为报销,董事长由董事会办公室代为报销。财务部门除报销本部门所发生的费用外,不得代为办理报销手续。报销款项原则上应通过银行转账方式转入报销人本人账户,其他人不得代领报销款项。

(五)经手人应严格要求自己,客观、准确填写报销单据,不报销不合理支出,审批人员应严把审批关,对不具备报销条件的坚决不予报销。

(六)财务人员应严把审核关,对下列情形之一者,皆不得报销:

1、涉嫌伪造或提供虚假票据的;

2、报销金额明显与事实不符的;

3、报销金额与票据不符的;

4、不能提供有效票据的;

5、违反国家法律、法规和学院规章制度的;

6、其它不得报销的情节。

对于财务认为不能报销的,可视情况按下列办法处理:

1、陈述不能报销的理由退还给经办人;

2、暂缓报销,财务处调查、确认;

3、暂缓报销,提交相关职能部门调查、确认。

(七)经办人员将审批、审核后的报销单交付财务部门后,财务人员有权根据资金周转状况及用款轻重缓急程度安排支付。学院资金的一般使用顺序为:最基本经费(工资、水电费、通讯费、交通费等)→备用金→急需支付的经费→一般经费。财务处出纳人员应保证资金的有效合理使用。

第六条应付款

(一)对于发票已报销入账理论上尚有全部或部分款项未支付的属应付款。应付款有三种情况:

1、无纠纷且已到书面或口头约定的还款期;

2、无纠纷但应付款未到期;

3、应付款到期但有纠纷的。

(二)对于第1种情况,经手人办理应付款支付手续;对于第2种情况不予支付;对于第3种情况,纠纷处理后(原则上应提供书面协议)可以支付。

(三)经手人填写《应付款申请单》,按报销程序批准后交由财务部门付款,《应付款申请单》作为记账凭证的附件。财务部门凭经批准后的《应付款申请单》出账。

(四)应付款原则上通过银行支付,需要现金支付的应陈述充足的理由,经主办会计同意后方可支付。

第七条现金的保管和使用

(一)财务人员应妥善保管好现金。现金库存额在2万元以上(含2万元)时应立即送存银行,若收取现金下班后无法送达银行,应存放在学院保险柜中。超过5万元的(含5万元)晚上应通知保卫部门看护。2万元以下的现金应存放保险柜,妥善保管。

(二)出纳人员去银行无论存取额多少一律乘坐出租车或使用单位车辆。存取额2万元以上(含2万元)时,安排至少一名男同志陪同;存取款额高达5万元以上(含5万元)时,使用单位专车;存取款额度超过10万元(含10万元),出纳人员应采取更为严格的安全保卫措施,车辆管理部门和保卫部门应予配合。提现金外出付款时按本款执行。

(三)出纳不得私自使用现金。由于工作需要使用现金的,填写《借款单》经部门负责人批准后方可借支,借款按员工借款方式处理。

(四)出纳每天下班前应核对现金余额,对现金短缺的应查找原因并追回损失,不能追回损失的,出纳赔偿。

(五)财务往来能通过银行转账进行的禁止使用现金,确需使用现金应严格按照财务制度执行。

(六)主办会计每月底应详细核对现金余额,每月应至少两次不定期核对现金余额,发现账、款不符时,应查明原因,并如实上报。

(七)出纳造成现金短缺或丢失的,全额承担赔偿责任。现金使用过程中发生偷盗、抢劫等刑事案件时,出纳及陪同人员应按照事情责任、性质等承担相应的责任。

第八条记

(一)财务人员必须严格按照记账规则进行账簿登记,现金日记账和银行存款日记账必须每日逐笔进行登记,做到日清月结。出纳和主办会计每月应进行不少于两次账目核对,主办会计也可随时安排进行账目核对。进行账目核对时发现问题,应填写核对记录并上报院领导。财务应做到账账相符,账款相符,账证相符,账表相符。

(二)财务人员必须在每月5号之前上报财务报表并将上月票证装订成册。票据不得随意更改,确实发生错误时,根据错账更正办法进行更正,并加盖经办人印章,以明确责任。

第九条财务档案保管

(一)财务处应建立规范的财务档案,财务档案应包括会计凭证、账簿、报表、审计报告、专项资金收支、票据等所有会计资料。财务档案由专人负责保管。由于保管不善造成丢失、被盗时,当事人应承担相应的经济和法律责任。未经分管财务院长和董事长同意,任何人不得查阅、借用、复制会计资料。

(二)会计工作发生变动时,必须编制移交清册,办理交接手续,交接双方经办人员和监办人员应当在移交清册上分别签名盖章,以明确责任。移交人员移交结束后,不再对会计资料和财产物资的完整性、安全性承担责任。

第十条审查审计

学院董事会定期组织对财务账目进行内部审计。财务内部审计原则上每学期一次。董事会可根据需要进行不定期审查,审计(审查)由董事会组织,财务处有关人员配合。《内部审计(或审查)报告》一式三份,董事会留存一份,一份给院领导,一份给财务处。学院年终进行一次社会审计,社会审计由学院财务处组织,董事会派人参加。对于虽已报销但经审计(审查)确认有经济问题的相关人员,追究赔偿、处罚责任。违反法律法规的,责任人承担法律责任。

第十一条财务人员守则

(一)财务人员必须本着爱岗敬业、熟悉法规、依法办事、客观公正、搞好服务、保守机密的态度进行工作。

(二)财务人员在学院经济活动中具有十分重要的作用,应恪尽职守,严格按照国家的法律、法规和本单位的财务制度工作。财务人员违反财务制度的按情节轻重给予处罚,情节较重者,提前解除劳动合同,给学院造成经济损失的赔偿经济损失,触犯法律的承担相应的法律责任。

第十二条本制度由财务处负责解释。

二、业务招待费报销规定

第一条为严格控制业务招待费支出,特制定本规定。

第二条业务招待费开支实行“因公”的原则,非公务原因一律不得招待。

第三条业务招待费开支实行“从严”的原则,对招待理由不明确,可招待可不招待的,坚决不招待。

第四条业务招待费开支实行“从俭”的原则,对必须招待的,节约使用招待费,杜绝铺张浪费,明显高于招待额度的费用自理。

第五条业务招待费实行“事前请示制”。学院一般来客、来访招待由办公室负责人同意后方可招待,其他招待必须经分管财务院长同意后方可招待。

第六条业务招待费报销时必须提供有效票据和招待费附表,写明招待事由、招待人数及本单位陪同人员并附招待菜单,招待菜单上的饭店名称应与发票上的开票人名称一致,按财务报销程序报销。业务招待费不得与其它费用混在一起报销。

第七条业务招待费每月月底前报销完毕,下旬发生的招待费最迟可延至下月八日前报销。无正当理由,逾期一律不得报销。

第八条对业务招待费使用情况,财务处每月统计汇总一次。

第九条正常礼尚往来的礼品及购物卡支出参照上述办法执行。

第十条本规定由财务处负责解释。

三、出租车费报销规定

第一条为既便于工作,又有效节约交通费用,特制定本规定。

第二条严格控制出租车费支出,杜绝浪费。员工因公有下列情况之一者允许报销出租车费:

1、因公携带贵重或大宗物品或现金在5000元以上(含5000元)的;

2、迎送客人(有客人同行的);

3、任务紧迫,不乘出租车难以完成任务的;

4、由于工作,夜间无其他交通工具或可能影响人身安全的;

5、其它紧急情况。

第三条员工报销出租车费,应提供有效出租车票,并详细注明乘车日期、事由、始落点、实际费用,按财务报销程序报销。出租车费不得混杂在其它费用内报销。

第四条员工因公外出乘坐公交车的交通费按以上规定予以实报实销。

第五条出租车费(包括市内公交车费)每月月底前报销完毕,下旬发生的车费最迟可延至下月八日前报销。无正当理由,逾期一律不得报销。

第六条本规定由财务处负责解释。

四、差旅费管理办法

总则

第一条 为了保证因公出差人员履行工作任务,加强和规范学校差旅费管理,推进厉行节约反对浪费,根据上级有关文件精神和《安徽省省直机关差旅费管理暂行办法》(财行[2014]97号)的规定,结合学校实际情况,制定本办法。

第二条 本办法适用于学校全体教职工。

第三条 本办法所指差旅费指教职工临时到常驻地以外地区公务出差所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费。

第四条 差旅费实行凭据报销与定额包干相结合的办法,城市间交通费在规定标准内凭据报销。住宿费、伙食补助费和市内交通费实行定额包干。

第五条 学校各部门要切实贯彻勤俭节约、艰苦奋斗的精神,建立健全严格的出差审批、报销制度,校级领导因公出差由董事长审批,中层以上领导因公出差由校长审批,教职工因公出差由各分管校领导审批。严格控制出差人数和天数;严禁无实质内容、无明确公务目的的差旅活动,严禁以任何名义和方式变相公款旅游,严禁异地部门间无实质内容的学习交流和考察调研。

第二章 城市间交通费

第六条 城市间交通费是指教职工因公临时到常驻地以外地区出差乘坐火车、轮船、飞机等交通工具所发生的费用。出差人员应该严格按照规定等级乘坐交通工具,凭据报销,不得使用出租小汽车作为城市间交通工具。校级正职及相当职务人员出差,因工作需要,随行一人可乘同等级交通工具。

出差人员乘坐交通工具等级见下表:

级别

火车(含高铁、动车、全列软席列车)

轮船(不含旅游船)

飞机

其他交通工具(不含出租小汽车)

校级领导、正高职称

及相当职务人员

火车软席(软座、软卧),高铁/动车一等座,全列软席列车一等软座

二等舱

经济舱

凭据报销

其他人员

火车硬席(硬座、硬卧),高铁/动车二等座,全列软席列车二等软座

三等舱

凭据报销

注:“其他人员”出差时,若飞机票价格低于火车、高铁或动车票价,允许乘坐飞机出行,并报销相关费用。

第七条 到出差目的地有多种交通工具可选择时,出差人员在不影响公务、确保安全的前提下,应当选乘相对经济便捷的交通工具。

第八条 教职工因出差发生的订票费、退票费经批准可凭据报销。

第九条 乘坐飞机的,民航发展基金、燃油附加费可以凭据报销。

第十条 乘坐飞机、火车、轮船等交通工具的,每人次可以购买交通意外保险一份,凭据报销。所在单位统一购买交通意外保险的,不得重复购买。

第十一条 教职工出差乘坐飞机、火车软席卧铺、轮船二等以上舱位及自带车辆等,要从严控制。“其他人员”确因特殊原因需要乘坐高一级别交通工具,需提供说明并经领导同意后方可报销,否则按“其他人员”应该乘坐的交通工具标准给予报销。

第十二条 乘坐火车,从当日晚8时至次日晨7时乘车6小时以上的,或连续乘车超过12小时以上的,可以购买硬席卧铺票。

第十三条 学校除校领导外,原则上不得自带车辆出差或包车出差,因特殊需要自带车辆或包车出差的,须经分管校长批准。过路费、停车费据实报销,汽油费按照适当标准凭油票报销(百公里油耗不超过10升,路程按照交通管理部门公布的公路里程表另加20%计算,市内交通不再另计)。自带车辆因违反交通法规被处罚的罚款等不予报销,自带车辆或包车出差发生的维修费等不予报销。

第三章 住宿费

第十四条 住宿费是指出差人员因公临时出差期间入住宾馆(包括饭店、招待所等,下同)发生的房租费用,住宿费按下列标准包干使用。

住宿费标准为:

级别

标准

其他地区

北京、上海、深圳、广州、西藏、青海、海南

校级领导、正高职称及相当职务人员

470元

500元

中层干部、副高职称及相当职务人员

320元

350元

其他人员

240元

260元

各种出差住宿费超过上述规定限额标准的,原则上不予报销。特殊情况超标准的,经批准后报销。低于以上标准的,节约部分的50%返还个人。员工报销时必须提供有效住宿发票。

第十五条 出差人员由接待单位免费接待或住在亲友家等无住宿发票的,一律不予报销住宿费。

第十六条 教职工出差期间,实际住宿天数超过规定出差天数的部分,费用自理。因特殊原因需要延期的,经批准后可报销有关费用。

第十七条 外出开会的住宿费按规定由主持会议的单位统一支付的,学院不再报销。如因开会、招生等出差,对方统一安排住宿并收取费用的,原则上执行各职级的住宿费限额标准。

第四章 伙食补助费

第十八条 伙食补助费是指出差人员因公临时出差期间给予的伙食补助费用。

第十九条 出差人员的伙食补助费,以城市间交通费票据和住宿费票据为凭据,按出差自然(日历)天数实行定额包干,不凭据报销。

第二十条 工作人员出差的伙食补助费每人每天补助标准为80元,不分省内省外(不含合肥市)。在合肥市参加会议且不交纳会议餐费的,中餐按20元/餐给予补贴。

第二十一条 无城市间交通费票据的,可出具路桥通行费等有效凭据核发途中伙食补助费;当天来回的,按一天计算核发伙食补助费。

第二十二条 连续出差时间超过20天的,第21天起减半发给伙食补助费;超过30天的,第31天起按四分之一标准发放伙食补助费。

第五章 市内交通费

第二十三条 出差人员在出差期间给予市内交通补贴,包干使用,不需凭票报销。每人每天市内交通补贴标准为:不分省内省外(不含合肥市)每天60元。

第二十四条 出差人员因公临时出差由学校派车或自带车辆的,不支付交通补贴,可享受伙食补助。

第六章 参加会议、培训等的差旅费

第二十五条 教职工离开合肥市外出参加会议,其往返途中交通费、住宿费、伙食补助费等,凭会议通知按照本办法有关规定执行。会议期间的住宿费、伙食费等与会议直接相关的费用,由会议举办单位负担的,不再报销。参加会议的人员报销伙食补助费,需持无伙食补助证明。凡此期间已享受伙食补助的,不再另行计发。

第二十六条 培训、学习、进修差旅费的报销

(一)经学校批准到外地培训、学习、进修,第一次赴外地及最后一次学完回学校的城市间交通费,按差旅费报销规定报销。学习、进修时间每满一年,可按出差标准报销一次往返进修学习地至学校所在地直线里程城市间交通费。

(二)经学校批准到外地培训、学习、进修且必须由学校开支住宿费的,按规定住宿标准报销。

第七章 报销程序

第二十七条 员工出差前必须填写《出差申请单》,经部门负责人同意、分管校长批准后方可出差。会务出差必须在《出差申请单》后随附《会议通知》。无《出差申请单》的一律不予报销。员工报销时填妥《差旅费报销单》并附上《出差申请单》、《会议通知》和有效票据,经财务人员审核后,按学校正常报销程序报销。

第八章 附 则

第二十八条 教职工出差期间,事先经单位领导批准就近省亲办事的,其绕道的交通费由个人自理,绕道和在家期间不予报销住宿费、伙食补助费。

第二十九条 教职工出差期间,因游览或非工作需要的参观而开支的一切费用,均由个人自理。非因工作需要而发生的旅游景点游览费用等,由个人自理,单位不予报销。

第三十条 教职工在外发生的招待费按招待费规定执行。已报销招待费的当天伙食补助费不再另行报销。

第三十一条 自带车辆的不得另行报销城市间交通费。

第三十二条 职工报销差旅费相关费用,须提供税务发票或政府非税收入票据等合法原始凭证。对弄虚作假、虚报冒领者,依据有关规定严肃处理。

第三十三条 教职工因公出国(境),应提供有关部门的批件(含邀请函等其他必需的资料)及经费预算,由外事办、分管校长、校长审批。差旅费按国家有关规定执行。

第三十四条 出差票据丢失的,必须由个人提交书面说明,若住宿费票据丢失,必须由住宿单位出具加盖财务专用章的发票收据存根复印件,方可报销。若飞机票遗失,必须取得出票单位的购票证明;火车票、汽车票遗失需写明原因,注明车次、铺位等级、票价等事项,经过本人承诺,不再重复报销,所在单位负责人签字确认后,方可到财务处按规定程序办理报销手续。

第三十五条 出差人员可根据合理需要预借差旅费,出差借款返校后及时报账,超过一个月不报账,会计有权从借款人工资中扣回借款。

五、固定电话费管理规定

第一条为控制经费,方便教职工,特制定本规定。

第二条学院办公电话编入校园电话虚拟网,设置4位缩位代码,网内电话互相拨打不收费。

第三条原则上每个处(室)、系(部)开通一部外线电话,如需增加外线电话,需到总务处提出申请,经分管院长同意后方可开通。

第四条各处(室)、系(部)使用外线电话的费用采用定额管理办法,定额标准为每部电话500元/半年(上半年自1月1日—6月30日,下半年自7月1日—12月31日)(含月租费),节约部分返还各部门,由部门负责人自由支配使用,电话费超支部分从部门负责人工资中扣除。

第五条各处(室)、系(部)话费累计超支的,由各部门负责人决定是否停机,若继续使用,每月话费从工资中扣除,话费累计节约的,一年结算一次,由总务处办理报销手续后返还各部门。

第六条网内虚拟电话严格控制,由总务处根据各部门工作需要配备,虚拟网内电话月租费由学院承担。

第七条教职工住宅电话费用自理,每月从工资中扣除。

第八条总务处按月统计汇总并公布电话费支出。

第九条本规定由财务处负责解释。

六、手机费管理规定

第一条享受手机费补贴的人员及标准见下表:

职务

(职称或工种)

院领导

处(室)、系(部)正职、副职

助理、主管、辅导员

人事、出纳、驾驶员、水电工、警卫队长、系秘书

标准(元/月)

200.00

150.00

100.00

50.00

备注:以上人员试用期员工不享受。

第二条手机费补贴发放方式:每月10日前由人事处编制《手机费补贴发放统计表》,随同工资表一起办理相关手续后由财务处发放。

第三条享受手机费补贴人员必须向院办公室提供手机号码,号码更换时到院办公室及时办理号码变更。

第四条享受手机费补贴人员必须24小时开机,保证通信畅通。一个月累计发现关机1-2次的,给予通报批评,一个月累计3次以上(含3次)的,取消当月补贴发放,情节严重的,手机费补贴取消。

第五条各部门负责人检查督促本部门员工按规定使用手机,学院督察室负责该制度的执行检查。

第六条本规定由财务处负责解释。

七、电费管理规定

第一条教学、办公用电费用由学院承担。

第二条教职工生活用电费用自理,同一宿舍住有两人及以上的,费用平均分摊。电费由学院从工资中扣除。

第三条教学、办公与生活混合用电的,总务处分清用途,分装电表,明确责任。

第四条学生用电费用采用定额管理办法,用电定额见《学生公寓管理办法》。超额用电,按寝室实际住宿人数平均分摊。

第五条出租房用电,收费标准按合同约定执行。费用由学院总务处催收催缴。

第六条施工单位临时用电的,收费标准按合同约定执行。费用由总务处代收代交,基建处配合。

第七条总务处对以上用电,应分装电表,单独计量。

第八条总务处每月应按时抄表,统计用电量及用电金额。

第九条学生超额电费由楼管员代收,每月月底之前将上月电费上交财务处,不及时上交的,承担相应责任。

第十条本制度由财务处负责解释。

八、会务费管理规定

第一条参会标准

会议主办单位为上级主管部门的,派人参加,其它会议应严格控制。

第二条参会程序

由相关处(室)提出,分管院长根据文件精神和要求安排参会人员。

第三条报销规定

(一)会议文件规定的会务费按实报销。

(二)会务费不含交通费的,交通费按《差旅费报销规定》执行。

(三)会务费不含住宿费的,住宿费按《差旅费报销规定》执行。

(四)参会人员的生活补助费不再另行报销。

第四条本规定由财务处负责解释。

九、食堂财务管理办法

第一条为加强学院食堂财务管理,维护广大师生员工利益,特制定本办法。

第二条适用范围

本办法以学院《财务收支管理规定》为基础,所指的“食堂”为一食堂、二食堂、三食堂和四食堂。

第三条收入

(一)食堂财务出纳应每日汇总预收校园卡充值额,打印当日《现金收入统计表》,编制会计凭证,及时登记现金日记账。

(二)食堂财务出纳应每天核对售卡金额和实际现金量,发现不符时,应及时查找原因,并上报财务负责人,现金短缺时,食堂财务出纳承担全额赔偿责任。

(三)充卡的现金超过规定存放额度的应送存银行,并编制会计凭证,登记银行存款日记账。

(四)食堂财务出纳每月月底根据《现金收入统计表》核对本月现金量,发现不符时查找原因,并上报财务负责人,现金短缺时,食堂财务出纳承担全额赔偿责任。

(五)食堂财务出纳收费不入账的一经发现,收回不当所得,提前解除劳动合同,给单位造成损失的,承担赔偿责任,触犯法律的,承担法律责任。

第四条支出

(一)食堂平时需用款时采取借款的方式预支,食堂借款由食堂负责人凭借条经总务处负责人审批后到食堂财务出纳处借支,食堂财务出纳控制额度,在留足管理费、水电费及一定金额的备用金后借支。

(二)食堂支出每月月底结算一次,由食堂负责人填写报销单经总务处负责人初审、院主办会计审核、分管院长批准后出账。

(三)员工离职、学生离校办理退卡时,应提前写退款申请,由食堂财务和后勤负责人批准后,方可退还卡中余额。

(四)由于食堂充值人员操作失误导致充值金额出现错误,应向财务主管提出申请,经上级领导同意后方可修改错误金额,不得随意修改,打印取款统计表附在当日记账凭证后。

第五条其它事项

(一)食堂会计应建立规范的现金日记账、银行存款日记账和《食堂收支汇总表》。

(二)食堂财务出纳每月将凭证装订成册,归档保管。

十、学生退学退费管理办法

为维护学校正常的教育教学秩序,保障学生的合法权益,依据国家教育部《普通高等学校学生管理规定》文件精神、《安徽外国语学院全日制本科学生学分制学籍管理规定》和《安徽外国语学院专科学生学籍管理实施细则》,结合学校实际,制定本办法。

第一条本办法适用于办理退学手续并有退费项目的在校学生。

第二条学校按照教育行政部门和其他有关部门核准的收费项目和收费标准进行收费,并使用学校统一印制的专用票据。该票据作为学校退费的凭证和依据。

第三条本办法所指退费项目仅涉及学费、住宿费、教材费;医保、体检等代收代支项目不予退还。

第四条依据上述文件规定,学生退学主要分以下4种情况,退费处理办法如下:

1、主动申请办理退学的学生,学校按月退还其未读完的学费。学费按10个月计算,以学生实际办理完成退学手续并由学校正式发文的次月为时间起点,计算退还学费的月份及金额。

2、办理休学后决定退学的学生,如休学时间在每学年上学期,办理退学手续后退还当年下学期学费;如休学时间在每学年下学期,则不退还学费。

3、已缴纳学费并办理过保留入学资格的退伍士兵,如不办理复学而直接退学的,则退还入学当年所缴纳学费。

4、已缴纳学费并办理过保留学籍手续的退伍士兵,如不办理复学而直接选择退学的,退还保留学籍当年未读完的学费;若已办理复学手续,即视为普通在校在籍学生,按条1处理。

第五条学生在校期间因触犯国家法律、法规等原因被学校作为开除学籍处分的,学费一律不予退还。

第六条开学时间以学校正式的文件为准。休学、退学、保留学籍、保留入学资格的时间根据学校下发的正式红头文件为准,退费按照文件次月为时间起点。

第七条退费基本流程

(1)学生携带缴费发票、正式退学文件、退学离校程序表至财务处核实应退金额并打印退费单;

(2) 学生根据退费单填写费用报销单,并依次找辅导员、二级学院负责人、财务处长、分管院长签字。缴费发票、正式退学文件、退学离校程序表、退费单等材料需附在报销单据后面;

(3) 将签好的报销单交至财务处出纳手中,并提供学生本人银行卡号等相关信息。财务核对无误后将择期转款。

第八条学校的退费工作均纳入学校财务处统一管理。

第九条本办法由财务处负责解释。