档案工作岗位职责

一、主管档案工作校领导的职责

1、领导全校各部门认真贯彻执行党和国家有关档案工作的各项方针、政策及法律、法规。

2、主持制定学校档案事业建设和发展规划，审查学校档案工作计划、规章制度和报告。

3、使档案工作纳入学校的议事日程，督促各级领导落实上级机关对档案工作的要求，及时解决档案工作中的重大问题和困难。

4、关心综合档案室的建设和发展，从人力、财力、物力上给予支持，使档案工作与学校的各项工作同步、协调发展。

二、各部门分管档案工作领导的职责

1、领导本部门人员认真执行党和国家有关档案工作的法律、法规及学校档案规章制度，并根据需要制定本部门档案工作制度。

2、将档案工作纳入本单位的议事日程，督促有关人员落实学校和综合档案室对档案工作的要求。

3、检查、督促文书处理人员随时归卷、专（兼）职人员按时归档，并将有关人员的工作表现纳入业务考核的范围。

4、认真听取专（兼）职档案人员的工作汇报，及时解决他们在档案工作中的困难。

三、综合档案室主任的工作职责

1、协助主管校长贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策及法律、法规。认真落实学校档案规章制度。

2、协助主管校领导制定学校档案事业建设与发展规划，组织制定档案工作规章制度，及时向校领导反映档案工作中的有关情况与问题。

3、对综合档案室业务和行政事务进行决策，定期总结档案工作，制定档案工作计划，确定工作人员的工作内容，经常检查下属工作完成情况。

4、加强本部门的党风廉政、精神文明和工作作风建设，端正服务态度，提高服务质量，管好人、财、物。

5、组织本部门人员刻苦钻研业务，提高技术水平，开展学术交流，加强馆际之间的协作。

6、协调档案室与学校各部门之间的关系，充分调动本部门工作人员的积极性，为实现档案工作目标管理而努力。

四、专职档案人员职责

1、对学院各类档案实行集中统一管理，维护档案的完整和安全。

2、拟订和修订本院档案管理工作制度。

3、对学院各立卷归档部门进行业务指导、监督和检查。

4、负责对全院各门类、各载体档案进行接收、整理、分类、鉴定、统计、保管和利用等。

5、对档案的收进、移出、案卷数量、档案的利用等情况进行统计。

6、对保管期限已满或已失去保存价值的档案进行鉴定，征得有关领导批准，造册销毁。

7、做好日常各类档案的借阅、查找工作。积极开发档案信息资源，利用档案信息为领导决策、科学化管理提供依据。

8、负责档案提供、利用工作。熟悉和掌握各种检索工具，有计划地编制各种检索工具，及时更新档案总目录等主要检索工具。

9、加强档案的科学管理，做好档案室的安全、保密和“八防”等日常工作。

10、积极创造条件，采用先进技术，逐步实现档案工作的现代化。

五、兼职档案人员职责

1、认真执行档案工作法规和制度，遵纪守法，保守秘密，做好本部门文件材料的收集、积累和整理工作，保证文件材料的齐全、完整和安全。

2、按归档时间要求对归卷的文件材料进行鉴定、分类、排列、填写页号、目录、备考表及标题，组卷完毕按时向综合档案室移交档案。

3、配合档案部门的工作，接受档案部门的业务指导和督促检查，对质量不符合规范要求的案卷，必须重新组卷。

4、注意学习档案业务，积极参加档案业务培训，提高档案工作水平。

档案工作管理机构和人员名单

为加强领导，明确职责，确保各系部、处室档案管理体系和组织网络有效运转，根据《高等学校档案管理办法》有关规定，经院长办公会决定，建立以我院综合档案室为核心、以系部、处室为基础的档案工作管理机构，具体人员如下：

主管校领导：

院长：洪祥生

综合档案室

主 任：童祖芬

专职档案员：李 丽

各部门领导：

办公室：高勤松

人事处：李家整

财务处：赵香飞

保卫处：刘建生

图书馆：刘维勇

基建处：余 农

国商系：程敏然

国经系：李家整

西语系：王明桢

东语系：张胜芳

国旅系：张 华

教务处：刘 勇

学生处：徐 永

招生、就业办：刘 斌

各部门兼职档案员：

办公室：董金瑾

人事处：王慧敏

财务处：赵香飞

保卫处：葛云霞

图书馆：史 芸

资产管理处：蔡 斌

总务处：张 艳

基建处：高冬云

国商系：胡梦婷

国经系：洪姝芳

西语系：蒋海燕

东语系：熊 芳

国旅系：包亚玲

教务处：张恩志

学生处：王 娣

招生、就业办：王宏美

外事办：毕 金

基础教学部：杨新妹

工 会： 章喆卿

团 委：丛怀标

档案管理制度

第一章 总则

第一条 为了加强对学院综合档案的科学管理，实现档案管理工作的标准化、规范化，更好地为学院各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）及有关文件精神，结合我院具体情况，制定本制度。

第二条 本办法所指的档案是指学院在从事教学、科研、基建、财务、党政管理及其它各项活动中，直接形成的对学院和社会具有保存价值的各种文件、图表、声像和实物等不同载体的历史记录。

第三条 学院档案工作是维护学院历史真实面貌、办好学院的重要基础工作之一，也是衡量学院教育质量和管理水平的一个重要标志。因此，必须把学院档案工作纳入整体发展规划，加强对档案工作的领导，实行集中统一管理，确保学院档案的完整、准确、系统、安全。

第二章 机构与任务

第四条 综合档案室主管学院档案工作，对全院的档案实行统筹规划、组织协调、监督和指导。

第五条 各部门必须指定专人专职或兼职负责本部门档案材料的管理，包括档案的收集、整理、分类、建册以及档案移交前的保管。

第六条 综合档案室的主要任务是：

（一）贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，规划全校档案工作；（二）制订本校关于档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况；

（三）负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有关资料；

（四）开展档案的开放或利用工作；

（五）负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源；

（六）参加档案信息工作的整体化建设，开展多方面协作，进行档案信息交流；

（七）负责对全校档案工作人员的业务培训；

（八）开展档案宣传工作和利用者教育活动；

（九）开展档案学术研究和交流活动。

第三章 文件材料的归档、移交工作

凡是反映本院重大工作与活动，具有参考利用价值的文字、声像制品、材料均属归档范围，均应按照规定向学院档案室移交，任何单位或个人不得据为己有或拒绝归档。

第七条 文件材料的归档范围：

（一）党政管理类

主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与本校关于党群管理的文件材料。

（二）行政类

主要包括高等学校行政工作的各种会议、会议记录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

（三）学生类

主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

（四）教学类

主要包括反映教学管理、教学实践、教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字016号）的相关规定执行。

（五）科研类

按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发[1987]6号）执行。

（六）基本建设类

指在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、应当归档保存的文件，包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发[1988]4号）执行。

（七）仪器设备类

主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

（八）产品生产类

主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件资料、样品或者样品照片、录像等。

（九）出版物类

主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

（十）外事类

主要包括学校有关人员出席国际学术会议（含在国内举办的）、出国考察、讲学、合作研究、进修及学校聘请的外籍、港澳专家与教师在教学、科研及其他有关活动中形成的文件材料；授予中、外学者、著名社会活动家名誉职务的有关材料等。

（十一）财会类

指会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专业材料。

以上各类归档的文件材料包括纸质、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。

第八条 归档时间

（一）学校各党政部门和能按年度归档的部门，应在次年4月底前归档；

（二）各教学部门和能按学年度归档的部门，应在次学年10月底前归档；

（三）科研、基建等部门，应在项目完成后两个月内归档。

第九条 归档要求

（一）凡属归档的各种文字材料，要求字迹、图像清楚，用签字笔或钢笔书写工整。

（二）有关部门应自觉配合档案室将该归档的材料收集齐全，核对准确，按文件的自然形成规律，系统整理并做好立卷工作。

（三）在教学、科研、行政后勤等职务活动中形成的对学院有保存价值的各种载体形式的文件、材料、均应按照规定向院档案室移交，各单位不得以任何借口不交，或将档案据为己有。

（四）根据档案的保存价值和保管期限的规定，准确划分保管期限：凡反映重大活动和基本历史面貌料等，有长期利用价值的档案列为永久保管；凡是反映学院一般工作活动，在较长时间内有参考利用价值的列为长期保管；凡是在短时间内对学院有参考利用价值的列为短暂保管。

第四章 档案的保管与利用

第十条 学院档案室应做好档案的安全与保护工作。

第十一条 建立健全案卷，做好立卷、鉴定报告、交接凭证、检查记录等。

第十二条 积极主动开展档案利用工作，建立档案借阅、调档制度，确定档案利用范围，严格履行档案借阅、调档手续；未经院领导批准，任何人不得超工作范围借阅档案。

第十三条 任何借阅档案的人员不得擅自拆卷抽取、拍照、复制卷内文字材料，不得泄密、遗失和涂改。

第十四条 学院定期组织人员对档案保管情况进行检查，发现问题及时向分管理领导汇报，按有关规定进行整改。

第十五条 对已失去保存价值的档案，在经过相关部门鉴定和同意，并造册报经分管院长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何的档案。销毁档案时要指定专人监销，并建立销毁清册。

第十六条 各部门档案管理人员都应负责本部门文件材料的齐全、完整。

第五章 考核与奖惩

第十七条 档案馆应建立检查、考核和评估制度，明确岗位职责，对档案形成部门及专（兼）职档案人员的档案工作进行检查、评估。

第十八条 有下列事迹之一的，学校给予表彰和奖励。

1、对档案的收集、整理、立卷、归档和提供利用做出显著成绩的。

2、对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的。

3、将重要或珍贵档案捐献给学校的。

4、同违反档案法律、法规的行为作斗争且表现突出的。

第十九条 有下列行为之一的，根据情节轻重，轻者学校给予批评并责令其改正；重者，给予行政处分；违反档案法构成犯罪的，依法追究刑事责任。

1、将公务活动中形成的应归档的文件资料据为己有，或随意处理，造成损失的。

2、不按规定归档或一拖再拖，以种种理由不按期移交档案的。

3、拒绝学校档案馆督促、检查、指导的。

4、损毁、丢失档案的。

5、擅自提供、抄录、公布、销毁档案的。

6、涂改、伪造档案的。

7、出卖、转让档案，或将档案卖给、赠送外国人的。

8、档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。

第六章 附 则

第二十条 本办法由综合档案室负责解释。

档案安全责任制度

根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》，结合综合档案室的实际情况，现制定《安徽外国语职业技术学院综合档案室安全责任制度》。

第一条 档案安全工作实行行政领导负责制，由学院常务副院长具体负责安全工作。

第二条 安全保卫保密工作实行以系部、处室为单位，对档案资料库房、空调、抽湿机、复印机、微机等重要设备负责管理，责任到人，列入干部、职工的考核、评选先进的条件之一。

第三条 学院成立档案安全领导小组，在分管院长的领导下， 负责贯彻执行上级有关档案安全工作指示、规定；对干部、职工进行“五防”（防特、防盗、防火、防破坏和防治灾害事故）教育，检查督促工作人员对安全、保密保卫管理制度执行情况，发现不安全因素要及时报告，迅速处理。如发生重大治安灾害事故，要及时向公安机关报告，保护现场配合公安机关进行查处。

第四条 系部、处室负责人要对本部门安全负直接领导责任；组织贯彻实施上级和本部门关于搞好安全管理工作的指示、决定，制定本部门的安全岗位责任制，确保本部门的安全。

第五条 责任划分

（１）领导人因不重视对干部、职工进行法制、安全教育，不重视档案安全防范工作，或安全制度不健全，而导致火灾、事故、案件的发生，造成严重损失的要追究领导人的责任。

（２）凡不遵守工作规程、不执行安全保卫保密工作条件，有章不循，擅离职守，工作不负责任而造成火灾、事故和案件的，要追究直接责任者的责任。

第六条 档案资料库房安全管理制度

（１）档案资料要指定专人负责，认真执行档案资料借阅制度，定期清点，做到帐与档案、资料数量相符。

（２）存放档案资料库量，要符合安全要求，要建立、健全安全保卫制度。

（３）库房范围内严禁吸烟，不准携带火种入库，无关人员不得入内。管理人员离库时要切断电源、关窗、锁门。

第七条 安全防火管理

（１）安全防火管理分工是：综合档案室防火责任人是分管院长，部门负责人是各系部、处室防火责任人，按照要求，防火责任人要切实履行职责，认真抓好安全防工作。

（２）要严格执行易燃易爆化学物品的保管和使用的规定，档案资料库房电脑室等重点防火部位，应设立防火标记，配置足够的防火器材，建立健全严格的防火安全措施。

（３）档案资料库房管理人员要经常检查电源线路，电器设备有无漏电，做好防范措施，注意用电安全。

（４）发生火灾应迅速向公安消防部门、分管院长、综合档案室主任、保卫部门报告并采取措施用时扑灭。

档案安全责任领导小组

根据《安徽外国语职业技术学院档案安全责任制度》要求，并经院长办公会研究决定，特成立我院档案安全责任制领导小组。现将我院档案安全责任领导小组公布如下：

组 长：洪祥生

副组长：童祖芬

成 员：欧宗义 刘维勇 高勤松 黄 镇 赵香飞 刘建生 张鸿庆 余 农 程敏然 李家整 王明桢

张胜芳 张 华 刘 勇 徐 永 刘 斌

档案人员安全保密责任制

为了加强档案的科学管理，保障档案的安全和最大限度地延长档案寿命，有效地保护档案和提供档案信息，根据《档案法》、《保密法》等有关法律、法规的规定，结合本单位实际，制定本制度。

1、档案管理人员要掌握档案安全、保密工作知识，认真履行职责，依法做好档案安全保密工作。

2、档案文件的划密、更密、解密，必须严格按照国家规定办理。

3、档案工作人员，在提供档案利用时，必须严格履行登记手续，查阅机密档案，须经综合档案室主任批准，查阅绝密档案，须经校分管领导批准。

4、档案工作人员，人不准损毁、丢失、涂改、伪造档案，不准出卖、转让档案。

5、未经领导批准，不得擅自复印、抄录、公布、转抄档案，不得携带档案文件外出参观、游览、探亲访友、办私事。

6、非档案人员未经允许不得进入档案库房。

7、档案库房严禁烟火，并备有防火、防盗装置及电子报警设备。

8、档案工作人员不准以任何理由和方式对外泄露档案中的机密。

9、档案工作人员玩忽职守，造成档案损失者，或造成泄密、失密事故者，根据情节轻重给予行政处分，违反档案法构成犯罪者，依法追究刑事责任。

10、档案库房、阅档室、办公室的安全保管与保密工作责任到人，综合档案室主任为领导责任人，档案工作人员按工作岗位为具体责任人，一级管一级，层层落实。

档案库房管理制度

一、档案库房管理，要坚持“以防为主，防治结合”的原则，使档案能够永久安全地得到保存。

二、接收档案进库时，必须是组卷完毕、验收合格的档案，以确保进库档案的质量。

三、档案的存放，必须使用统一的装具，统一编号、书写工整、排列有序，便于查找。

四、库房内经常保持清洁，严禁堆放与档案无关的杂物。严禁烟火，对消防器材，电器设备，照明线路应搞好日常管理，彻底消灭一切火灾隐患。

五、注意防潮、防虫、防晒、通风，坚持每天测试温湿度，充分利用库房现有设备对库房温湿度进行控制。发现虫害、霉变及时处理。

六、定期做好库藏档案的清理核对工作，使案卷目录与馆藏档案相符；定期检查档案安全状况，及时向档案室主任汇报，对破损或变质的档案及时做好修补、复制工作。

七、注意防盗、防火，定期维修、检修安全保护设施，确保其防护功能。

八、经常更新档案管理设备，提高管理水平，使档案建设不断向制度化、规范化、电子网络化发展。

档案库房“八防”管理规定

根据国家档案业务规范的规定，档案库房的“八防”要求是：防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等。根据这些要求，档案库房建立如下控制措施：

一、档案库房建立防盗措施，加设防盗门、防盗窗。

二、档案库房窗子配挂窗帘，防止阳光直射库内；同时库房照明装置以使用白炽灯为宜，避免日光灯中紫外线对档案纸张的破坏。

三、在库房里配备去湿机及放置吸潮剂。

四、档案库房周围杜绝火源，库内严禁吸烟，配备消防灭火器材。

五、为防止档案发生鼠害，库房应定期检查并投放灭鼠药。

六、档案库房可通过洒冷水、机械通风、自然通风等方法减缓库内温度过高现象。必要时配备空调设备，以达到库房理想的温度。

七、为防止灰尘对档案的损害，经常使用吸尘器及时吸除档案柜架上的灰尘。

八、档案柜架放置防虫药品，以防档案害虫破坏档案。

各部门档案立卷归档管理办法

一、根据《高等学校档案工作规范》、《安徽外国语职业技术学院档案管理制度》的规定，为完善全校各部门立卷归档制度，特制定本办法。

二、立卷归档基本原则

1、本校各部门和个人从事党政管理、教学、科学研究、外事、出版等各项工作活动中形成的档案材料，是学校的财产，是党和国家的财富，必须移交给学校综合档案室，任何部门和个人不得私自保留。

2、凡属《安徽外国语职业技术学院档案管理制度》所划定的档案材料，各部门和个人必须按照本办法进行立卷归档。

3、学校严格实行部门立卷归档制度，各系部、处室均系立卷单位。每个立卷人员的材料积累、立卷，均按立卷单位统一归档。校综合档案室按立卷单位接收档案。

三、立卷归档的组织规范

1、综合档案室是学校档案工作职能部门，负责全校档案的管理、开发和利用，同时负责对各处级单位的立卷归档工作实行监督和指导。

2、全校各处级单位是文件材料产生和形成的部门，负责组织本部门的立卷归档活动，并接受综合档案室的监督和指导。

3、各单位日常的文件材料谁承办谁负责保存，由兼职档案员负责组卷，没有兼职档案员的，由部门负责人或秘书负责组卷。

4、职能部门在对重要科研成果鉴定、基建工程竣工验收、大型维修改造工程竣工验收、贵重仪器设备（价值在10万元以上）开箱验收时，必须通知综合档案室工作人员参加，以便对应归档的文件资料进行审查验收，监督指导部门立卷归档。对文件资料齐全完整的，综合档案室方可签字验收，有关部门方可办理成果申报手续、工程验收手续或财务付款手续；否则，综合档案室不得签字验收，有关部门不得办理相应手续。

四、文件材料的立卷分工

1、上级党、政部门及有关单位下达的文件，由校办负责立卷归档。

2、学校及校内各单位向上级机关及有关单位上送的文件，一般由校办负责立卷归档；对口部门的呈文，由对口部门负责立卷归档。

3、校办起草以校办或学校名义编号的校内文件，由校办负责立卷归档；部门起草以学校名义编号的校内文件，校办和部门都要立卷归档；部门起草以部门名义编号的部门文件，由部门负责立卷归档。

4、会议文件材料，哪个单位组织召开的会议，哪个单位负责立卷归档；几个单位联合召开的会议文件材料由为首主办单位负责立卷归档。

5、各教学部门、教务处等教学管理部门各自形成的文件材料，各自负责立卷归档；上述有关教学部门和教学管理部门共同形成的文件材料，由有关教学管理部门负责立卷归档。

6、各教研室的科研、学科建设方面的文件材料，谁形成的文件材料，由谁负责立卷归档。课题组的文件材料，由课题组负责人负责组织立卷后上交教研室，再由教研室负责向综合档案室移交。

7、基建综合管理的文件材料，由基建处负责立卷归档；工程项目的文件资料实行总承包的由总承包单位负责汇总、整理；分承包的由各承包单位负责收集、整理；各承包单位将工程资料立卷后上交基建处，由基建处负责向综合档案室移交。

8、大型维修、改造项目（包括图纸、预结算等）文件资料，由基建处负责立卷归档。

9、财务文件材料及账务帐簿，由财务处负责立卷归档。

10、负责宣传部门和网络中心等部门工作范围所形成的声像资料，谁形成谁负责整理归档；制作专题项目文字材料和物品，由制作项目的单位或个人负责整理归档；两个以上单位共同制作的，由主办单位负责整理归档；外单位制作反映本校活动的声像资料，由负责组织联系的单位立卷、归档。

11、凡师生员工出国（境）学习、访问、考察、讲学、参加国际会议的有关文件材料，由外事部门负责审查、验收、整理立卷后再向综合档案室移交档案。

五、立卷的操作要求

1、立卷的案卷组合、卷内排列编号、填写目录和备考表等操作过程由各部门负责完成，卷面标题拟定、卷面书写、装封等，由部门与综合档案室共同负责完成。

2、根据档案归档范围、类目设置、保管期限等规定来确定归档范围、类目设置和保管期限。

3、案卷组合，应坚持“遵守学校工作活动的规律，保持文件间的历史联系，区别不同价值，便于保管和利用”的原则，具体要求如下：

①分年度组卷，将同年度的文件材料放在一起组卷。遇到跨年度的文件材料时，计划、规划、预算等一般应放在针对的第一年组卷；总结、请示与批复等一般应放在总结的最后一年和批复的那一年组卷。

②分问题组卷，按文件所反映的问题、事物分门别类，并视文件数量的多少酌情组卷。

③分级别组卷，按上下级文件及文件之间的联系组卷，如将收文按中央机关、省级机关及平行机关等分别组卷。

④案卷的厚薄和保管期限，每卷一般在70页（2公分）左右，最多不超过200页。按永久、长期、短期等不同保管期限分开立卷。如果文件材料既有永久性又有长期性，可放一起，但短期性的一定要分开。

⑤专题性、成套性文件材料（即教学、科研、基建、设备等）分别按专题、课题、项目、台（件）等分类组卷。

4、卷内排列，文件要注意排列顺序，要求批复在前，请示在后；正式文件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，历次讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后；文字材料在前，图样在后。

5、文件编号，应注意：①页号以面为单位，件号以件为单位。②整装案卷，有字迹的应一面编写一个页号，一般写在右下角；散装案卷，不写页码号。

6、填写卷内目录，必须逐件填写，项目齐全，字迹工整，具体要求如下：

①一份文件的印件与定稿、正件与附件均为一件；请示与批复、正本与附件各为一件。

②团体责任者，应写全称，全称过长，可写简称，但不能用俗称；三个以上责任者，只写第一责任者，每一责任者后面写上“等”。

③一般公文以发文时间为准；决定、规定以通过或发布时间为准；合同、协议类以签署时间为准；报表、计划类以编制时间为准。

④编写文件所在卷内页码，每份文件只写起页号，但最后一份文件要写上起止页码号，以便统计卷内文件的总页数。

6、案卷标题文字要简明扼要，内容准确可靠，一般不超过50字。

六、归档、产档的要求

1、归档检查。立卷部门在归档前要对案卷进行认真检查，以确保案卷质量，检查的主要内容包括：

①文件材料是否齐全、完整，包括同一件事、同一会议等各份、各页文件材料是否齐全。

②有无不属归档范围的文件材料，有无相互混淆、重复或拆散文件联系的现象。

③案卷文件材料是否超过规定的厚度，分装是否合理，保存期限是否一致。

④文件材料是否准确可靠。发文是否有领导签字、单位盖章，内容是否与底稿一致；是否原件；表格是否有署名、统计日期；事情发生变更时，是否有变更的记载材料等。

⑤字迹是否有利于档案保存，图文是否清楚；有无破损、霉变隐患。

⑥检查后发现有问题应及时补充、调整和修复，归档案卷经该部门分管档案工作的领导审查签字后，再向综合档案室移交档案。

2、交档时间。各部门对综合性、管理性的文件材料，应从次年的三月份至六月份止整理立卷，向学校综合档案室移交档案，部分档案材料按以下时间移交档案：

①学生成绩表及毕业证发放登记表、学位证发放登记表等学籍管理材料，应在完成一个培养周期（即学生从入学到毕业）的当年九月至十月份整理立卷，寒假前向综合档案室移交档案。

②科研课题，包括开题报告、论文、专著、鉴定表、成果申报等材料，应在课题结果申报成果时整理立卷，上交教研室；在申报、评奖活动结束二个月内，由教研室向综合档案室移交档案。

③申报重点学科等活动形成的文件材料及教学评估材料，在活动结束二个月内整理立卷，由主办单位负责向综合档案室移交档案。

④基建工程项目的档案材料，应在工程项目竣工验收后三个月内整理立卷，由基建处向综合档案室移交档案；大型维修、改造项目的档案材料，应在维修、改造项目活动结束后三个月内整理立卷，由基建处向综合档案室移交档案。因故不能在三个月内完成的，应提前说明原因，最迟在六个月内移交档案。

⑤财会档案材料，应于次年第一季度整理立卷，并向综合档案室移交目录清册，档案材料暂由原部门保管二年，期满后于次年六月底前向综合档案室移交档案。

⑥声像材料在完成制作后三个月内整理立卷向档案馆移交档案，其中照片要附加说明文字。

七、交档手续

1、立卷部门向综合档案室移交档案时，双方必须对案卷严格检查验收，是否符合质量标准和规范，如有问题，综合档案室要提出具体的改正意见，立卷部门改正后才能移交档案。

2、移交档案时，必须履行交接手续，填写《档案移交清册》，交接双方签字，并各执一份存查。

3、综合档案室档案员应经常深入各部门，了解立卷归档工作的进展情况，发现问题及时纠正，对具体工作加以指导。接收档案时，要按档案清册逐卷清点核查无误后，及时整理按类目入库上架，不能随便乱放。

4、凡不按期移交档案或移交不合格的；经档案员指出拒不改正的，均按有关规定进行处理。

档案查阅利用制度

一、学校开放的档案主要为学校教学、科研、党政管理提供服务，原则上不提供对外服务。如因公查、借阅，须经严格的审批程序。

二、校内各单位因公需要查、借阅本单位移交的档案，可优先提供服务。一个单位查阅另一个单位的一般档案，须持有本单位领导签字的证明；而且要经另一单位（案卷移交单位）的领导同意；查阅密级档案，须经分管领导的批准。

三、查、借阅档案者，未经许可不得进入库房及翻阅案卷目录等。

四、凡借阅档案者，必须保证档案材料的完整与安全，不得拆毁、污损、涂改；不得随意转借或传播；不得用于展览或陈列；不得擅自翻印或出版；若工作需要，须经档案室领导批准，其知识产权属于学校。

五、借阅档案者，须亲自到档案室借取或交还，一般不得让他人代借，不得携带档案到公共场所，以防遗失。

六、借出档案须办理借阅手续，经相关领导批准，并应按时归还，一般不超过一周，若需延长借用应重新办理有关手续。

七、档案工作人员应经常检查借出档案，发现遗失、损坏、短缺的，应及时报告档案室领导处理。在收回档案时，应对档案进行检查，然后签字。

档案鉴定销毁制度

一、依照档案法律法规,，结合我院实际情况定期进行一次档案鉴定和销毁工作。

二、需要销毁的档案，必须按“慎重稳妥”的原则，存放3个月后，再行销毁。

三、档案的鉴定和销毁工作，必须在主管校长领导下，由校档案鉴定小组负责进行。

四、对保管期限已满，或经鉴定确无保存价值的档案，综合档案室必须逐件填写档案销毁清册（包括清册封面内容、登记栏目、立档单位和全宗简要说明），报请校档案鉴定小组审查。

五、学校档案鉴定小组将档案鉴定工作情况写成报告，连同档案销毁清册，报请主管校长审批后，方可实施销毁。

六、销毁档案时，必须指派专人（两人以上）监销，监销人员要依据档案销毁清册，认真核对档案，确认无误，方可进行销毁，并在销毁清册上签名或盖章。

七、档案销毁清册要永久保存。

档案统计制度

一、综合档案室指定专人按照国家统计法如实进行档案统计工作，不得虚报、瞒报、拒报有关统计制度中规定的各种统计数据。

二、统计工作每学期进行一次，必要时向上级主管部门上报统计结果。

三、统计人员必须严格按照上级规定的档案统计软件和报表认真进行统计调查、统计整理和统计分析，做到真实、准确、科学、清楚，经办人签字后，送档案室领导审查、签字、办公室盖章，再送主管校长审阅。

四、统计光盘、表格和统计分析资料至少应保留一份原件归档存放以备日后查考使用。

五、档案工作人员应做好日常性的档案登记、档案记录等工作，作好日常统计。

六、档案统计数据应同时报送学校有关部门备存，作为学校改革发展的重要资料。