各院、部、处、室:

为加强学院档案的制度化、规范化、信息化建设，学院于6月初下发了关于档案材料移交的通知，到目前为止仅有个别部门按时移交了档案。为做好2012年度档案归档和移交工作，确保学院档案材料的准确、系统、完整，迎接11月份的档案年检工作，请各部门务必于10月31日前将有关档案材料移交至综合档案室，现就有关事项通知如下：

一、归档范围

1、2012年度本部门形成的具有保存价值的各类纸质、电子、图表、声像、实物等材料，具体归档范围可参照《安徽外国语学院各部门档案移交目录》。

2、2002年建院以来应归档而未及时归档的档案材料（包括2009年评估材料、2010年升本材料、2011年学院揭牌仪式材料和2012年十年校庆材料。）

二、归档要求

1、要按照安徽外国语学院档案归档流程的要求，对应归档的档案材料进行系统归类、确保完整，然后送交学院综合档案室，填写《安徽外国语学院档案移交清册》，办理交接手续。

2、参考《高校档案归档参考范围和保管期限表》（因内容较多，请至学院档案室网站下载http://www.aflu.com.cn/Archives/）认真收集整理、查缺补漏，其中需永久性保管的材料不可缺损，此为年检的重点检查项目。

3、归档的材料应为原件，复印件不可归档。

4、纸质档案材料的电子版需同时移交。

5、各单位应高度重视，严格执行档案移交制度，部门负责人要认真把好归档材料的审核关，确定专人负责，按时完成年度归档工作。

二○一二年十月十九日