各二级学院：

根据相关文件要求，关于我院新生纸介质档案接收工作，现作通知如下：

一、学生自带的纸介质档案安排在新生报到后由辅导员统一收取，在开学后一个月内完成。新生报到现场不接收学生自带的纸介质档案，但各系部及辅导员应提醒学生保管好自己的档案。

二、各班辅导员老师接收学生纸介质档案后要认真阅读和整理归档，并按学生处要求分别逐个登记、核查、汇总。

1.对于密封好的档案，辅导员老师要当面启封并清点档案内装资料是否齐全，不齐全的要在表格上填写所缺资料名称。

2.对于未密封的档案理论上不予接收，责成学生回原档案发送单位（学校）重新密封并加盖骑缝章。暂不接收的档案要在登记表中注明。

3.学生自带的档案如遇到遗失、损坏等情况，要求学生及时向原所在学校或单位申请出具证明材料，提供基本情况。中学提供的证明材料须经市（区）教育行政部门审核盖章。辅导员要催交这部分学生的证明材料。

4.对于没有自带纸介质档案的学生，辅导员要询问其档案寄发方式和原因，并在表格上登记清楚。

三、 档案接收要与新生资格核查、熟悉新生基本情况等工作相结合。

四、 考生档案一般包括：

1.考生报名登记表；

2.考生体格检查表 ；

3.考生肝功能化验单；

4.政策加分有效证件；

5.外语口试卡；

6.考生身份证复印件；

7.考生学籍表；

8.其他有关材料如档案回执等。

上述各项中1、2、3、6、7各项为必备项。

特别说明：新生纸介质学籍档案中若装有团档，请辅导员务必抽出另存并妥善保管（关于团档提交事宜服从院团委相关要求与安排）

六、学生自带的档案各班汇总后按学生名册理出先后顺序，连同填好的《新生档案收缴情况调查表》在指定时间内交学生处（收档时间学生处届时另行通知）。