各二级院部：

为做好2020届毕业生档案整理和转递工作，现将有关事项通知如下：

一、工作原则

学生档案关系到学生本人的切身利益，学院要本着服务学生，对学生负责的态度高度重视毕业生的档案整理及寄送工作，要安排专人负责，确保整个工作按时、准确、不出纰漏的完成。

二、档案材料整理

1.装档材料

高中档案、学生登记表、军训考核表、体检表、毕业生登记表、报到证副联、奖惩文件、学籍登记表、团员档案等。

2.整理办法

（1）档案袋封面上需要填写的部分一律用蓝色或黑色笔填写；

（2）档案材料装袋时，请注意核对档案材料是否与档案袋上信息一致，以免张冠李戴；

（3）学生在校期间各类违纪处分（未申请撤销的）应如实归入个人档案；

（4）装袋完成后，将档案袋密封并在封条边沿处加盖学校档案室章；

（5）所有材料收集整理完成后，按班级学号顺序（从小号到大号）排列档案袋。

三、档案移交

1.各学院整理好的毕业生档案，以学院为单位于6月25日前移交到学生处。移交档案时需同时提供“毕业生档案移交登记表”（纸质版及电子版）。

2.根据相关规定，毕业生档案以邮政EMS快递方式寄送，为保证毕业生档案准确转递，要求档案寄送地址详细准确，档案接收单位写全称。

四、注意事项

1.毕业生档案整理是件非常严肃的事情，希望各学院高度重视，认证对待，确保毕业生档案整理工作顺利完成。对于没有按照统一要求整理的档案，一经发现将要求重新整理。

2.各学院在装档时要严格按照封面目录要求，将各类材料装入学生档案。

3.凡因档案装错或接收单位的名称、地址不准确而造成档案被退回，由各学院自行负责补寄。

附件：毕业生档案移交登记表

学生处（部）

2020年5月20日