工具书是根据一定的社会需要，以特定的编排形式和检索方法，为人们迅速提供某方面的基本知识或资料线索，专供查阅的特定类型的图书。工具书具有知识性、资料性和检索性的特点。工具书按内容分有综合性的、专科性的；按文种分有中文的、外文的；按编辑体例与功用分有字典、词典、年鉴、手册、类书、政书、百科全书、索引、历表、年表、地图与图谱。查找利用工具书的过程，实际上是一个调查研究、分析问题、解决问题的过程。为了迅速地解决学习或研究工作中碰到的疑难问题，充分地利用图书馆收藏的工具书，一般地说，应该具备以下几个方面的知识或技能。
一.要了解图书馆收藏、借阅工具书的基本情况或其它方法，了解图书馆收藏了哪些工具书？有哪些工具书是受到好评的？其中有哪些工具书可以供自己使用？等等。
其次要了解工具书在图书馆藏书中是如何分类的。一般来说，工具书多数属于内容庞杂、类无专属，无法按某一学科内容性质分类的“综合性图书”。在图书分类法中，这类“综合性图书”一般都是作为一个基本部类处理的。其中各类型工具书都在该类中占有自己的特殊地位。比如在各图书馆普遍使用的《中国图书馆图书分类法》中，大家熟悉的各种综合性工具书都排列在Z类（综合性图书）。其中百科全书、类书的类号是Z2，辞典的类号是Z3，年鉴、年刊的类号是Z5，目录、文摘、索引的类号是Z8。了解了各类型工具书的分类情况，就为利用分类目录查找工具书创造了条件。
再次是要了解图书馆借阅工具书基本方式和制度。也就是说，要知道图书馆怎样为读者提供工具书？允许读者外借，还是只许读者在馆内查阅？是否设置专门的工具书阅览室？如此等等，作为起码的常识，对于读者利用图书馆的工具书来说，都是非常必要的。
二.要了解工具书的性质、特点和用途。也就是说，要充分利用工具书，就要弄明白每种工具书是属于哪种类型的工具书？它有什么样的用处？它是提供什么资料的？从而做到碰到什么问题，就能查阅什么工具书，这样才不致在工具书面前望书兴叹，不知所措。此外，为了充分利用工具书，还须对它的性质有一个正确的认识，进而提高自己的鉴别能力。正如《中文工具书简介》（北京大学1978年9月出版）一书的编者所指出的那样，工具书“就思想内容来说，一般的综合性和社会科学方面的工具书，总是有一定政治倾向的，我们应注意分析、鉴别；就知识性来说，任何工具书都不会完美无缺，我们不应迷信它，也不应盲目照抄书中的资料，要注意核对，去粗取精，去伪存真。那些旧时代编撰的工具书，如仍有参考价值，当然不应拒绝使用，但要取其精华，弃其糟粕，做到古为今用。同时，还应看到工具书的作用并不是万能的，不是什么资料都可以查到的，还要借助于其它参考书，才能做到详细地占有材料”。
三.要熟悉和掌握工具书的排检方法。所谓工具书的排检法，就是将工具书的所有条目，按照一定规则排列成系统，能够区分每一个条目的次第，从而方便检索的一种方法。从编排的角度讲，叫排列法；从使用的角度讲，叫检索法；结合起来，就称为工具书排检法。工具书的类型多种多样，其排检方法也因书而异。一般地说，工具书所采用的排检方法，不外下列几种类型：
字序法 一般又分为形序和音序两类。其中形序则包括部首排检法、笔形排检法、笔数排检法和号码排检法四种；音序则包括汉语拼音音序排检法、注音字母音序排检法和声韵顺序排检法等三种。
分类法 我国古代一般采用“四部分类法”（即经子史集四部）；近代、现代则采用各种新的分类法，如本书附录一所介绍的《中国图书馆图书分类法》。
主题法 这是按照一定的主题名称的顺序进行排检的方法。它可以围绕主题广泛组织材料，为从事研究工作的读者提供某一主题范围的文献资料。
时序法 这是一种按照事物发生、发展的时间顺序进行组织材料的方法。读者可循时间先后查得所需文献资料，如历史年表等。
地序法 这是按照事物产生的地域进行排检的方法。读者可以按地区查找文献资料，如地图等。
在具体的工具书中，对排检方法运用往往是以一种排检方法为主，同时辅之于其它方法。这样，就为读者从不同的角度，运用其中一种方法查找问题提供了方便条件。为了提高利用工具书的效率，读者可以通过细读工具书的凡例等，逐步熟悉、掌握工具书的排检方法。
四.要勤于思考，多查多问。也就是说，为了提高利用工具书的效率，要多想、多查、多问。首先是“想”。所谓“眉头一皱，计上心来”，说的就是“想”，或者是“思考”。当您需要查找工具书的时候，一定要通过自己的脑子好好地想一想，弄清楚自己要查找的是什么问题，有什么工具书可以利用，可以通过哪些途径去查找，查找文献时应该采用哪种方法，具体步骤如何安排，等等。总之，要通过想，通过思考，理出头绪来，然后才可以进行具体的查找。其次是“查”。实践出真知。俗话说：“熟能生巧”。只要我们舍得花气力，多查多练，经过比较长期的查找工具书的实践，您就会真正体会到“山穷水复疑无路路，柳暗花明又一村”的乐趣。再次是“问”。如果我们有了一个明确的查找目的和范围，对工具书及查找方法、步骤又十分了解和熟悉，再加上仔细地进行了分析研究，一般说来，查找工具书的事情是很容易办妥的。但是，有时候也会碰到理不出头绪来的时候，因而不知道究竟应该如何下手。这时没有别的办法，只好以甘当小学生的精神，以能者为师，去请教图书馆、情报工作者，因为他们最清楚工具书的性质、作用，最熟悉解决疑难问题的基本方法和步骤，也最有查找工具书的实践经验。因此，只要您不耻下问，他们多少都能给您帮点忙，指引您去挖掘那些不说话的老师---各种介绍工具书使用法的专门书籍。它们同样会为您指出解决疑难问题的方法。
